Jak rozliczyć VAT z faktury za prognozowaną i faktycznie zużytą energię elektryczną

Faktura prognozowana obejmuje koszt energii czynnej (zużytej) oraz koszty dystrybucji czyli dostawy. W tego rodzaju fakturze sprzedawca na podstawie dotychczasowego zużycia szacuje to, które nastąpi w przyszłości. Zapłata uiszczana jest więc z góry za przewidywane, a nie faktyczne zużycie. Po zakończeniu okresu rozliczeniowego sprzedawca energii wystawia fakturę rozliczeniową, która pokazuje, czy powstała nadpłata, czy nabywca zmuszony jest dokonać dopłaty.

Faktura prognozowana w księgach rachunkowych  

Zasadą jest, że koszty wynikające z faktur prognozowanych za energię elektryczną ujawnić należy jako rozliczone w czasie, jako czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów. Z tym jednak zastrzeżeniem, że jeżeli podatnik uznaje tego rodzaju koszty za nieistotne i dotyczą one jednego roku podatkowego, może je odnieść w koszty jednorazowo. Warunkiem takiego postępowania jest brak negatywnego wpływu na rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku jednostki. Jak wynika z art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości wyrażającego zasadę memoriału, w księgach rachunkowych należy ująć wszelkie osiągnięte przypadające na jej rzecz przychody i koszty z nimi związane dotyczące danego roku obrotowego, bez względu na termin zapłaty należności. Wydatki na energię odnosić zatem należy do kosztów w tym miesiącu, którego dotyczą.  

Zapisy księgowe powinny być dokonywane przy wykorzystaniu zasady współmierności przychodów i kosztów. Do aktywów danego okresu sprawozdawczego zalicza się przychody dotyczące przyszłych okresów oraz przypadające na ten sam okres sprawozdawczy koszty, które poniesione jeszcze nie zostały. W rezultacie stosowana jest zasada dokonywania czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów, która polega na przesunięciu na kolejne okresy całości lub części poniesionych wydatków z tytułu zakupów wynikających z faktur prognozowanych dotyczących elektryczności, gdy dotyczą one przyszłych okresów sprawozdawczych.