Nr 12 kwiecień 2020 Wydanie specjalne

Obowiązki biura w związku z kontrolą

Jednym z najważniejszych obowiązków kontrolowanego jest zapewnienie kontrolującym dostępu do ksiąg podatkowych, przy czym dotyczy to również sytuacji gdy są one przechowywane w innym miejscu niż jego siedziba. Jeżeli miejscem przechowywania ksiąg jest biuro rachunkowe, wówczas to na nim będzie spoczywać powinność udostępniania ksiąg jego klienta organom przeprowadzającym kontrolę. Dodatkowo biuro w przypadku przeprowadzanej w jego lokalu kontroli podatnika (klienta) będzie także musiało m.in.:

Obowiązki podmiotu objętego kontrolą

Oczywiście udział w kontroli podatkowej jako strona, której rozliczenia są weryfikowane, to nie tylko prawa, ale również określone przepisami obowiązki. W dużej mierze wynikają one z kompetencji przyznanych pracownikom organu przeprowadzającym taką kontrolę. Zgodnie z art. 286 § 1 Ordynacji podatkowej kontrolujący, w zakresie wynikającym z upoważnienia, są m.in. uprawnieni do:

Ograniczenia dotyczące czasu trwania kontroli

Zdając sobie sprawę z tego, że czynności kontrolne w firmie mogą oznaczać uciążliwość dla przedsiębiorców, ustawodawca ograniczył również łączną długość trwania kontroli, którą może przeprowadzić dany organ u podmiotów, o których mowa. Ograniczenia te zawarł w art. 55 ust. 1 Prawa przedsiębiorców. Zgodnie z powołanym przepisem czas trwania wszystkich kontroli organu kontroli u przedsiębiorcy w jednym roku kalendarzowym jest uzależniony od wielkości firmy i nie może przekraczać w odniesieniu do:

Podatnik nie poprawi deklaracji w trakcie kontroli

Trzeba jednak pamiętać o tym, że nie zawsze złożenie korekty deklaracji wywoła oczekiwane przez podatnika skutki. Naprawienie w ten sposób błędów w rozliczeniach nie jest bowiem możliwe w przypadku gdy u podatnika trwa właśnie kontrola podatkowa. Wyraźnie wskazuje na to treść art. 81b § 1 Ordynacji podatkowej, w której jest mowa o tym, że uprawnienie do skorygowania deklaracji:

Podatnik odpowie za utrudnianie pracy kontrolerom

Niewywiązywanie się z obowiązków nałożonych w związku z przeprowadzaną kontrolą grozi dotkliwymi sankcjami. Na przykład, jeżeli kontrolowany bezzasadnie odmówi okazania lub nie przedstawi w wyznaczonym terminie dokumentów, których obowiązek posiadania wynika z przepisów prawa, ksiąg podatkowych i dowodów księgowych będących podstawą zapisów w tych księgach (np. faktur zakupowych) – to musi liczyć się z tym, że fiskus nałoży na niego karę porządkową w wysokości do 2.800 zł. Takie same skutki mogą spowodować bezzasadna odmowa bądź opóźnienie w przekazaniu kontrolującym tłumaczeń dokumentów sporządzonych w języku obcym, z naruszeniem wyznaczonego terminu (art. 262 § 1 Ordynacji podatkowej). Wprawdzie regulacje dotyczące nakładania kar porządkowych zostały zawarte w dziale IV Ordynacji podatkowej, zatytułowanym „Postępowanie podatkowe”, jednakże na podstawie art. 292 tej ustawy wolno je stosować także w trakcie prowadzonej przez organ podatkowy kontroli podatkowej.

Pokrycia strat spowodowanych kontrolą wolno dochodzić przed sądem

Jeżeli w ocenie przedsiębiorcy poniósł on szkodę na skutek kontroli wszczętej i przeprowadzonej z naruszeniem przepisów prawa, to może ubiegać się o zadośćuczynienie od skarbu państwa. Prawo do wystąpienia o odszkodowanie z tego tytułu przysługuje mu na podstawie art. 46 ust. 1 Prawa przedsiębiorców. W tym celu zainteresowany powinien wystąpić z powództwem do sądu cywilnego, zgodnie z dyspozycją ustępu 2 wspomnianego artykułu, który odsyła w tym zakresie do odrębnych przepisów. Należy tutaj zwrócić uwagę szczególnie na art. 417 Kodeksu cywilnego, nakładający na skarb państwa, jednostkę samorządu terytorialnego bądź inną osobę prawną odpowiedzialność za szkody wyrządzone przy wykonywaniu władzy publicznej.

Ponaglenie składa się do organu wyższego stopnia

Jeżeli przedsiębiorca uzna, że kontrola jest prowadzona w sposób opieszały, co utrudnia mu prowadzenie działalności, wówczas może złożyć ponaglenie do organu wyższego stopnia. Zatem w przypadku kontroli prowadzonej przez naczelnika urzędu skarbowego ponaglenie składa się do dyrektora izby administracji skarbowej. W przypadku zaś, gdy ten środek okaże się nieskuteczny, zainteresowany może wnieść do sądu administracyjnego skargę na bezczynność organu podatkowego lub przewlekłe prowadzenie postępowania.

Procedurę rozpoczyna doręczenie upoważnienia

Aby pracownicy fiskusa mogli przeprowadzić u podatnika kontrolę podatkową, muszą legitymować się pisemnym upoważnieniem do jej przeprowadzenia, wydanym przez naczelnika urzędu skarbowego (lub jego zastępcę). W takim dokumencie powinny być zawarte m.in. następujące informacje: oznaczenie organu; data i miejsce wystawienia; wskazanie podstawy prawnej; imię i nazwisko kontrolującego (kontrolujących); numer legitymacji służbowej kontrolującego (kontrolujących); oznaczenie kontrolowanego; określenie zakresu kontroli; data rozpoczęcia i przewidywany termin zakończenia kontroli; podpis osoby udzielającej upoważnienia, z podaniem zajmowanego stanowiska lub funkcji; pouczenie o prawach i obowiązkach kontrolowanego (art. 283 § 2 Ordynacji podatkowej).

Przedsiębiorca musi prowadzić książkę kontroli

Jednym z dodatkowych obowiązków nałożonych na przedsiębiorców pod kątem urzędowej weryfikacji ich działalności oraz związanych z nią rozliczeń jest posiadanie „książki kontroli”. Obowiązek ten został wprost sformułowany w art. 57 Prawa przedsiębiorców, z którego treści wynika, że przedsiębiorca powinien taką książkę nie tylko prowadzić, ale również przechowywać w swojej siedzibie. Na tej samej zasadzie musi on przechowywać również upoważnienia i protokoły kontroli. Przepisy nakazują także, aby taką książkę niezwłocznie okazał kontrolującym w przypadku wszczęcia kontroli w jego firmie. Dzięki temu będą oni wiedzieli, kiedy były u niego wcześniejsze kontrole i co obejmowały. W tego rodzaju książce powinny bowiem znajdować się wpisy zawierające oznaczenie organu, który przeprowadził kontrolę oraz upoważnienia do niej, przedmiotowy zakres kontroli, a także daty jej podjęcia i zakończenia. Taka wiedza jest również przydatna dla samego przedsiębiorcy, ponieważ dzięki temu łatwiej jest mu kontrolować, czy urzędnicy nie przekroczyli przepisowych norm odnośnie liczby i czasu przeprowadzonych u niego kontroli (o czym później).

Reprezentowanie klienta w trakcie postępowania

Zakres praw i obowiązków biura rachunkowego powinien być szczegółowo unormowany w zawartej z klientem umowie, np. o świadczenie usług księgowych. Wskazane jest, aby w takiej umowie były również uregulowane kwestie związane z przeprowadzaniem kontroli rozliczeń tego klienta przez upoważnione organy.