SFS26

Inwentaryzacja metodą spisu z natury. Poznaj zasady, terminy i uproszczenia

Z zasady inwentaryzacji dokonuje się co roku. Wynika to z faktu, iż służy ona urealnieniu stanu aktywów i pasywów, które potem są prezentowane w sprawozdaniu finansowym. W niektórych przypadkach możliwe jest rzadsze niż raz na rok przeprowadzenie inwentaryzacji drogą spisu z natury, pod warunkiem że zapasy lub środki trwałe są na terenie strzeżonym. Inwentaryzacje metodą spisu z natury można zacząć już od początku października (3 miesiące przed dniem bilansowy).

Obowiązki zespołu spisowego w związku z zakończeniem spisów z natury

Problemy dotyczące spisów w czasie wystąpienia obiektywnych przeszkód dla spisów z natury

Komitet Standardów Rachunkowości w swoich rekomendacjach dotyczących sprawozdawczości w czasie COVID-19 wskazał, iż właściwe przeprowadzenie inwentaryzacji drogą spisu z natury może być utrudnione. Taka sytuacja może dotyczyć też innych okoliczności, w wyniku których wystąpiły obiektywne, bardzo poważne ograniczenia dla przeprowadzenia spisów z natury. 

Spis środków trwałych

Celem inwentaryzacji środków trwałych przeprowadzonej w drodze spisu z natury jest:

Spis z natury środków pieniężnych na ostatni dzień roku obrotowego

Spis z natury środków pieniężnych polega na ustaleniu ich stanu rzeczywistego (wartości nominalnej), porównaniu go ze stanem ewidencyjnym i wyjaśnieniu ewentualnych różnic. Jego przeprowadzenie jest konieczne na ostatni dzień roku obrotowego. Przy czym można go sporządzić ostatniego dnia pracy – po zakończeniu albo w pierwszym dniu pracy w nowym roku obrotowym – przed jego rozpoczęciem.

Spis z natury zapasów – ewidencję magazynową trzeba uzgodnić z ewidencją księgową

Sposób inwentaryzacji materiałów, towarów i produktów gotowych jest taki sam – składniki te inwentaryzuje się drogą spisu z natury (zgodnie z art. 26 ust. 1 uor). Spis z natury zapasów będzie jednak odmiennie wyglądał w zależności od charakteru zapasów konkretnej jednostki. Nie można stwierdzić, że inwentaryzacja towarów w hipermarkecie i inwentaryzacja materiałów w składzie budowlanym (choć obie jednostki to punkty handlowe) będzie miała identyczny przebieg. Ogólne zasady i ramy są jednak takie same.

Środki trwałe całkowicie umorzone

Nie ma znaczenia, że wartość księgowa netto środków trwałych wynosi zero. Objęcie inwentaryzacją środków trwałych w całości zamortyzowanych umożliwia ich kontrolę oraz rozliczenie osób odpowiedzialnych materialnie za powierzone składniki majątku.

Stosowanie uproszczeń

W przypadku inwentaryzacji środków trwałych można wprowadzić wiele uproszczeń, które nie wpłyną na wyniki, a znacznie przyspieszą prace.

Zapasy w oryginalnych opakowaniach

Ustalenie ilości zapasów znajdujących się w oryginalnych, zamkniętych i nienaruszonych opakowaniach fabrycznych (dostawcy), np. kartonach, paletach, workach, beczkach, wymagałoby otwarcia opakowań zbiorczych, co byłoby nieekonomiczne. Z tego powodu pomiar stanu takich zapasów polega na przeliczeniu liczby opakowań zbiorczych i przemnożeniu jej przez podaną na nich deklarowaną zawartość pojedynczego opakowania, po uprzednim upewnieniu się, że z dużym prawdopodobieństwem stan deklarowany na każdym opakowaniu odpowiada rzeczywistemu.