ZFŚS. Jak prawidłowo dokonać korekty odpisu

Sposób dokonywania wyliczeń w zakresie korekty jest taki sam jak pierwotny, jednak opiera się na faktycznych danych. Jeżeli po korekcie kwota przekazana wcześniej na fundusz jest za niska, pracodawca musi zasilić konto socjalne o brakujące środki, natomiast w przypadku powstania nadpłaty można wyksięgować nadwyżkę z rachunku lub pozostawić ją na koncie na poczet przyszłorocznego odpisu.

 Ideą funkcjonowania Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych jest zabezpieczanie potrzeb socjalnych osób uprawnionych do korzystania z funduszu. Składają się na niego środki odprowadzone przez pracodawcę na stworzony dla tego celu rachunek bankowy. Zgodnie z ustawą o ZFŚS, uprawnionymi do korzystania z funduszu są pracownicy i ich rodziny oraz emeryci i renciści – byli pracownicy wraz z rodzinami. Ustawodawca dopuszcza możliwość poszerzenia kręgu uprawnionych o inne osoby, jeżeli ich prawo do korzystania ze środków socjalnych zostanie zapisane w regulaminie funduszu.

Niezależnie od stanu zatrudnienia ZFŚS muszą utworzyć pracodawcy prowadzący działalność w formach organizacyjno–prawnych jednostek sektora finansów publicznych. Ponadto obowiązuje ich ustawowa wysokość odpisów na fundusz.

Poza pracodawcami sfery budżetowej ZFŚS tworzą:

1. pracodawcy zatrudniający według stanu na 1 stycznia danego roku co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty,

2. pracodawcy zatrudniający według stanu na 1 stycznia danego roku co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, o ile z takim wnioskiem wystąpi zakładowa organizacja związkowa.

Obowiązek stworzenia funduszu zależy od stanu zatrudnienia na 1 stycznia danego roku. Z kolei średni planowany stan zatrudnienia wylicza się dopiero w celu skalkulowania odpisów na fundusz.

Pomimo że obowiązek tworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych przez pracodawców spoza sfery budżetowej formalnie istnieje, łatwo się od niego uwolnić. Mogą oni bowiem odstąpić od tworzenia funduszu bądź dowolnie modyfikować wysokość odpisów.

Przedsiębiorcy zatrudniający według stanu na 1 stycznia danego roku mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty mogą tworzyć fundusz lub wypłacać świadczenie urlopowe (możliwość wypłacania świadczenia urlopowego nie dotyczy pracodawców wymienionych w pkt 1). Jeżeli nie są objęci układem zbiorowym pracy albo przepisy Kodeksu pracy nie zobowiązują ich do wdrożenia regulaminu wynagradzania, informacje w sprawie nietworzenia funduszu i niewypłacania świadczenia urlopowego przekazują pracownikom w pierwszym miesiącu danego roku kalendarzowego, w sposób przyjęty w ich firmie (np. wywieszenie na tablicy ogłoszeń, przesłanie na skrzynki mailowe pracowników itp.).

U pracodawców zatrudniających co najmniej 50 pracowników objętych układem zbiorowym pracy postanowienia w sprawie nietworzenia Funduszu i niewypłacania świadczenia urlopowego zawiera się w układzie zbiorowym pracy. Jeżeli w firmie taki układ nie funkcjonuje, postanowienia w sprawie nietworzenia funduszu i niewypłacania świadczenia urlopowego zawiera się w regulaminie wynagradzania. Regulamin, podobnie jak jego modyfikacje, pracodawca uzgadnia z zakładową organizacją związkową, a jeżeli związki zawodowe nie działają na terenie firmy – z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów.

Jeżeli decyzja o odstąpieniu od tworzenia funduszu zapadnie w trakcie roku, odpis na fundusz trzeba odprowadzić za okres poprzedzający jej podjęcie.

Jeżeli przedsiębiorca zrezygnuje z prowadzenia ZFŚS, środki zgromadzone na koncie funduszu może wykorzystać wyłącznie na cele socjalne. Dopiero po ich wyczerpaniu nastąpi całkowita likwidacja ZFŚS.

Podstawą naliczenia odpisu jest przeciętna planowana w danym roku kalendarzowym liczba zatrudnionych u danego pracodawcy, skorygowana w grudniu do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych. Nie dokonuje się korekty w przypadku gdy nie doszło do żadnych zmian w stanie osobowym. Zarówno na potrzebę odpisu, jak też jego korekty, przeciętną liczbę zatrudnionych ustala się osobno dla pracowników zatrudnionych w normalnych warunkach, a osobno dla wykonujących pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze. Na potrzebę kalkulowania wysokości odpisu pracownikiem świadczącym pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze jest wyłącznie ten, który wykonuje ją na cały etat. Ponadto, każdy podmiot zatrudniający pracowników młodocianych jest zobowiązany do odprowadzenia na nich odpisów, których wysokość jest uzależniona od roku nauki. Pracodawca może także dokonać dobrowolnych zwiększeń funduszu na każdą osobę zatrudnioną, legitymującą się orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności oraz na każdego emeryta i rencistę – byłego pracownika zakładu.

Przedsiębiorcy, którzy utworzyli zakładowy żłobek lub klub dziecięcy oraz przeznaczą na ten cel z odpisu podstawowego kwotę odpowiadającą 7,5 punktu procentowego tego odpisu, mogą zwiększyć fundusz na każdą zatrudnioną osobę o 7,5% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego pod warunkiem przeznaczenia całości tego zwiększenia na prowadzenie żłobka lub klubu dziecięcego. Co istotne, zwiększenia nie dokonuje się w przypadku utworzenia przedszkola. Warto nadto dodać, że wielu pracodawców zapisuje w regulaminie ZFŚS prawo zatrudnionych do ubiegania się o dofinansowanie opłat związanych z uczęszczaniem ich dzieci do przedszkoli, żłobków i klubów dziecięcych. Taki zapis także nie pozwala na zwiększenie odpisu.

W celu skalkulowania przewidywanej liczby zatrudnionych dodaje się średnią liczbę zatrudnionych w poszczególnych miesiącach danego roku w przeliczeniu na pełne etaty, a następnie dzieli przez 12 miesięcy. Uzyskane w ten sposób średnie zatrudnienie miesięczne w podziale na poszczególne grupy zawodowe stanowi podstawę wyliczenia kwoty odpisu dla każdej z tych grup. Do stanu zatrudnienia wlicza się:

- wszystkich pracowników, niezależnie od tego, czy zawarto z nimi umowę na czas nieokreślony, czy terminową,

- pracowników przebywających na urlopach macierzyńskim, rodzicielskim i wychowawczym,

- pracowników pobierających zasiłek chorobowy, opiekuńczy lub świadczenie rehabilitacyjne.

Ustalając stan zatrudnienia, pomija się:

- pracowników korzystających przez cały miesiąc z urlopu bezpłatnego,

- osoby zaangażowane na podstawie umów cywilnoprawnych, kontraktów menadżerskich i innych umów o zarządzanie,

- poborowych odbywających służbę zastępczą (stanowisko MP i PS z 27 maja 2007 r.)

Ponadto, w przeciętnej liczbie zatrudnionych nie uwzględnia się:

- pracowników młodocianych, choć obowiązkowo ustala się na nich odpis,

- emerytów i rencistów – byłych pracowników, mimo że mają prawo do świadczeń z ZFŚS, a pracodawca może fakultatywnie odprowadzić na fundusz za każdego z nich 6,25% przeciętnego wynagrodzenia.

Odpis na ZFŚS odprowadza się w dwóch ratach. 75% równowartości naliczonych środków obowiązkowych i zwiększeń musi zostać przekazane na odpowiedni rachunek bankowy nie później niż do 31 maja danego roku. Pozostałą kwotę trzeba wpłacić do 30 września.

Terminy te nie wiążą pracodawcy, który tworzy Fundusz na zasadzie dobrowolności.

W 2023 roku więcej wyliczeń

W wyniku nowelizacji ustawy o ZFŚS, w 2023 roku obowiązują dwie wysokości odpisów. Ich podstawę stanowi:

- w okresie od 1 stycznia do 30 czerwca 2023 r. – przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2019 r., czyli 4.434,58 zł,

- w okresie od 1 lipca do 31 grudnia 2023 r. – przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2021 r., tj. 5.104,90 zł.

W związku z nowelizacją obsługa funduszu w 2023 roku sprawia więcej problemów. Trzeba bowiem brać po uwagę nie tylko zmieniający się stan zatrudnienia, ale również zwiększenie wysokości odpisów w trakcie roku. W celu wyliczenia jego wysokości za cały 2023 rok trzeba zatem skalkulować:

1. połowę (6/12) kwoty odpisu rocznego za okres od stycznia do czerwca 2023 r., a następnie,

2. połowę (6/12) kwoty odpisu rocznego za okres od lipca do grudnia 2023 r.

Odpis roczny stanowi sumę obu kwot (pkt 1 + pkt 2)

Zgodnie z art. 12 ustawy nowelizującej, równowartość dokonanych odpisów i zwiększeń naliczonych na rok 2023 z uwzględnieniem odpisu zwiększonego od 1 lipca, pracodawca przekazuje na rachunek bankowy zakładowego funduszu świadczeń socjalnych w terminie do 30 września 2023 r., po pomniejszeniu o dotychczas przekazaną kwotę odpisów i zwiększeń naliczonych w oparciu o przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2019 r., które obowiązywało od stycznia do czerwca 2023 r.

W praktyce oznacza to, że do końca września pracodawcy mieli czas na zasilenie konta socjalnego kwotą odpisów i zwiększeń naliczonych od dwóch różnych podstaw i skorygowanych o wpłatę zrealizowaną w maju 2023 r.

Przy obliczaniu przeciętnej liczby zatrudnionych w danym roku kalendarzowym (obrachunkowym) dodaje się przeciętne liczby zatrudnionych w poszczególnych miesiącach i otrzymaną sumę dzieli się przez 12. Taki sposób wyliczeń stosuje się również w przypadku gdy pracodawca działał w okresie krótszym niż jeden rok kalendarzowy albo naliczał odpis na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych na niepełny rok kalendarzowy.

Zważywszy na fakt, że żaden przepis nie wskazuje, jak tę przeciętna liczbę zatrudnionych ustalić, należy się wzorować na objaśnieniach do formularza Z-03 sprawozdania GUS o zatrudnieniu i wynagrodzeniach. Stosuje się zatem trzy metody: średniej arytmetycznej, uproszczoną i średniej chronologicznej.

Przedsiębiorca dokonuje odpisu w oparciu o planowane zatrudnienie. Jednak firmy, w których w trakcie roku wystąpiła rotacja pracowników są zobowiązane są do skorygowania odpisu na ostatni dzień grudnia danego roku kalendarzowego. Sposób dokonywania wyliczeń jest taki sam jak pierwotny, jednak z uwzględnieniem faktycznych danych. Gdyby się okazało, że uprzednio przekazana kwota jest za niska, pracodawca musi zasilić konto socjalne o brakujące środki, natomiast w przypadku powstania nadpłaty można wyksięgować nadwyżkę z rachunku lub pozostawić ją na koncie na poczet przyszłorocznego odpisu.

Wyliczenie średniego stanu zatrudnienia w normalnych warunkach w listopadzie:

1. Metoda średniej arytmetycznej polega na zsumowaniu dziennych stanów zatrudnienia w miesiącu i podzieleniu uzyskanej sumy przez liczbę dni miesiąca. Przy tej metodzie zsumowaniu podlega również stan zatrudnienia w niedziele i święta, przy czym wartość tych danych odpowiada wartościom z dnia poprzedniego.

2239 : 30 = 74,63

2. Metoda uproszczona polega na zsumowaniu dziennych stanów zatrudnienia w pierwszym i ostatnim dniu miesiąca i podzieleniu otrzymanego wyniku przez liczbę 2.

(82 + 69) : 2 = 151 : 2 = 75,5

3. Metoda średniej chronologicznej polega na zsumowaniu połowy stanu zatrudnienia w pierwszym i ostatnim dniu miesiąca i pełnego stanu zatrudnienia w 15 dniu miesiąca, a następnie podzieleniu otrzymanej wartości prze liczbę 2.

{[(82 + 69) : 2] + 73} : 2 = [(151 : 2) + 73] : 2 = (75,5 + 73) : 2 = 148,5 : 2 = 74,25

W tym przypadku najkorzystniejsza z punktu widzenia finansowego okazała się dla pracodawcy metoda średniej chronologicznej, więc przyjęto ją do wyliczeń.

Etap 1. Ustalenie przeciętnej liczby zatrudnionych w 2023 roku, ale tylko w normalnych warunkach, jako że stan zatrudnienia w warunkach szczególnych pozostawał przez cały rok niezmienny.

(82 etaty x 10 miesięcy od stycznia do września) + (74,25 etatu x 1 miesiąc, tj. listopad) + (69 etatów x 1 miesiąc, czyli grudzień) = 820 + 74,25 + 69 = 963,25

963,25 : 12 = 80,27 etatu.

Etap 2. Ustalenie wysokości odpisu należnego za okres od stycznia do czerwca 2023 r.

(80,27 etatów w normalnych warunkach x 1.662,97 zł) x 6/12 = 66.743,30 zł,

(9 etatów w szczególnych warunkach x 2.217,29 zł) x 6/12 = 9.977,81 zł,

(3 młodocianych w drugim roku nauki x 266,07 zł) x 6/12 = 399,11 zł,

(2 młodocianych w trzecim roku nauki x 310,42 zł) = 310,42 zł,

(16 emerytów x 277,16 zł) x 6/12 = 2.217,28 zł.

Łącznie odpis za okres od stycznia do czerwca:

66.743,30 zł + 9977,81 zł + 399,11 zł + 310,42 zł + 2.217,28 zł = 79.647,92 zł.

Etap 3. Ustalenie wysokości odpisu należnego za okres od lipca do grudnia 2023 r.

(80,27 etatów w normalnych warunkach x 1.914,34 zł) x 6/12 = 76.832,04 zł,

(9 etatów w szczególnych warunkach x 2.552,45 zł) x 6/12 = 11.486,03 zł,

(3 młodocianych w drugim roku nauki x 306,29 zł) x 6/12 = 459,44 zł,

(2 młodocianych w trzecim roku nauki x 357,34 zł) x 6/12 = 357,34 zł,

(16 emerytów x 319,06 zł) x 6/12 = 2.552,48 zł.

Łącznie odpis za okres od lipca do grudnia:

76.832,04 zł + 11.486,03 zł + 459,44 zł + 357,34 zł + 2.552,48 zł = 91.687,33 zł.

Etap 4. Skorygowany odpis za 2023 rok

79.647,92 zł kwoty odpisów za pierwsze półrocze + 91.687,33 zł kwoty odpisów za drugie półrocze = 171.335,25 zł.

Etap 5. Rozliczenie odpisu:

171.355,25 zł – (121.629,57 zł pierwszej raty odprowadzonej do końca maja + 52.800,05 zł drugiej raty odprowadzonej do końca września) = 171.355,25 zł – 174.429,62 zł = – 3.074,37 zł.

Z korekty wynika nadpłata w wysokości 3.074,37 zł. Pracodawca może zatem wyksięgować tę kwotę z rachunku funduszu lub pozostawić na poczet przyszłorocznego odpisu.

Gdyby zamiast redukcji zatrudnienia w trakcie roku nastąpiło jego zwiększenie, a w konsekwencji niedopłata środków, wówczas brakującą kwotę wyliczoną na 31 grudnia danego roku należy przelać na konto   socjalne.

Prowadzenie wspólnej działalności socjalnej jest korzystnym rozwiązaniem zwłaszcza dla mniejszych zakładów pracy, które siłą rzeczy dysponują ograniczonymi środkami finansowymi. Pozwala to bowiem na zwiększenie zakresu świadczonej pomocy socjalnej, jak też wysokości wypłat z funduszu. Z takiej możliwości częściej korzystają podmioty powiązane ze sobą organizacyjnie lub branżowo. Należy przy tym pamiętać, że u przedsiębiorców prowadzących wspólnie ZFŚS wszyscy jego beneficjenci korzystają ze środków zgromadzonych na koncie funduszu na równych zasadach, niezależnie od wkładu finansowego wniesionego przez poszczególnych pracodawców. Niemniej jednak każdy z podmiotów jest zobowiązany do przestrzegania przepisów ustawy o ZFŚS i postanowień zawartych w regulaminie funduszu. Mimo połączenia działalności socjalnej tworzą oni bowiem odrębny fundusz.

Dla porządku warto dodać, że omówione zasady nie dotyczą nauczycieli. Kwestię odpisów na ZFŚS dla tej grupy zawodowej reguluje bowiem art. 53 Karty nauczyciela. Odpisu na nauczycieli dokonuje się corocznie w wysokości ustalanej jako iloczyn planowanej, przeciętnej w danym roku kalendarzowym liczby nauczycieli zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze zajęć (po przeliczeniu na pełny wymiar zajęć) skorygowanej w końcu roku do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych nauczycieli (po przeliczeniu na pełny wymiar zajęć) i 110% kwoty bazowej wyznaczającej podstawę wyliczania średnich wynagrodzeń nauczycieli 1 stycznia danego roku. W nowelizacji ustawy okołobudżetowej wprowadzono również zmianę odpisów dla nauczycieli. W wyniku tej zmiany, w okresie od 1 stycznia do 30 czerwca 2023 r. jako kwotę bazową przyjmuje się kwotę z 1 stycznia 2019 r., czyli 3.045,21 zł, a w okresie od 1 lipca do 31 grudnia 2023 r. kwotę bazową z 1 stycznia 2021 r. w wysokości 3.537,80 zł. Z kolei odpis na nauczycieli emerytów, rencistów, a także pobierających świadczenie kompensacyjne, będących byłymi pracownikami placówki, wynosi na osobę 5% pobieranych przez nią rocznych świadczeń. W odróżnieniu od pozostałych zatrudnionych – w tym także niepedagogicznych pracowników oświaty – odpis ten nie jest dobrowolny, tylko obowiązkowy. Od 1 stycznia 2024 r., ma się jedynie zmienić jego podstawa, która nie będzie już uzależniona od wysokości rocznych świadczeń, tylko wyniesie 40% kwoty bazowej.