Jak zorganizować pracę biura w warunkach epidemii. Sprawdź wskazówki eksperta

Znaczna większość biur rachunkowych po 16 marca br. ograniczyła lub całkowicie wyłączyła bezpośrednie kontakty pomiędzy pracownikami a klientami. Na drzwiach wielu biur wywieszono specjalne skrzynki na dokumenty w wersji papierowej albo zwrócono się do klientów z prośbą o skanowanie dokumentów i przesyłanie ich do biura mailem. Od kilkunastu dni kontakty z pracownikami są możliwe wyłącznie za pośrednictwem telefonów, poczty elektronicznej i komunikatorów internetowych. Te biura, które już wcześniej przyjmowały dokumenty w formie skanów, nieco mniej odczuły problemy wynikające z braku możliwości osobistego spotkania z klientami. Nowa organizacja pracy biur spotyka się z różnymi reakcjami ze strony klientów, większość jednak podeszła do nich ze zrozumieniem i dopasowała się do nowych warunków współpracy.

Określ zasady komunikacji z klientem

W tym trudnym czasie nie wolno zaniedbać komunikacji z klientami. Należy wybrać najodpowiedniejszą formę kontaktu do przekazywania aktualnych informacji dotyczących pracy biura – poprzez kontakty telefoniczne, mailowe, newslettery firmowe, komunikatory czy social media. Jeśli tylko czas pozwala, warto informować o najważniejszych kwestiach związanych ze zmianami w prawie, jak ostatnio wypłacanie zasiłków opiekuńczych, ulgi dla przedsiębiorców czy inne rozwiązania wprowadzane przez państwo z powodu tej nadzwyczajnej sytuacji.

Określ zasady pracy zdalnej

Bardzo wielu właścicieli biur rachunkowych zdecydowało o przejściu na pracę zdalną. Szczególnie pracownice, które mają dzieci w wieku szkolnym zdecydowały się na taką formę, choć na pewno efektywność w warunkach domowych jest niższa i wymaga sporo wysiłku logistycznego. W Internecie pojawiły się nawet memy, w których widać mamę zajętą pracą przy komputerze, a obok dzieci z zalepionymi buziami. W wielu przypadkach pracodawcy, zamykając biuro dla osób z zewnątrz wyrazili zgodę na pojawianie się pracowników w biurze o niestandardowych godzinach, na przykład po południu, aby mogli zmieniać się przy opiece nad dziećmi, które zostały w domu. Z pracą zdalną związane są jednak problemy, takie jak chociażby zapewnienie odpowiedniego sprzętu komputerowego z dostępem do Internetu, zagwarantowanie bezpieczeństwa danych (wątpliwości związane z RODO), ochrona tajemnicy zawodowej (w przypadku doradców podatkowych i ich pracowników) czy tajemnica przedsiębiorstwa. Te biura, które pracują, wyłączając kontakty z klientami dokładają starań, aby zachować wszelkie wymogi sanitarne i zapobiec zarażeniom. Zagrożone są stanowiska pracy osób zatrudnionych na umowy cywilnoprawne. Część właścicieli biur poważnie myśli o rozwiązaniu tego typu kontraktów, aby zapewnić sobie rezerwę finansową na wypłatę wynagrodzeń z tytuły umów o pracę.

Korzystaj z e-szkoleń

W związku z epidemią koronawirusa odwołane zostały szkolenia dla księgowych, a jak wiadomo, jest to nieodłączny element pracy każdej osoby wykonującej ten zawód. Na szczęście można aktualizować i poszerzać wiedzę potrzebną w pracy poprzez e-szkolenia. Wiele podmiotów oferuje takie rozwiązania często nieopłatnie, np. w formie webinariów.

Trudne pytania

Nadzwyczajna sytuacja spowodowana przez epidemię pociąga za sobą szereg wątpliwości natury prawnej. Wielu księgowych musi zmierzyć się z pytaniami klientów o kwestie wynikające z prawa pracy, takie jak nowe uprawnienia pracodawców i pracowników, problem urlopów, zasiłków, badań okresowych, zapisy umów i regulaminów pracy w zakresie pracy zdalnej i wiele, wiele innych. Trudną sytuację potęguje ograniczona dostępność informacji ze strony urzędów, które są zamknięte dla interesantów, a infolinie tak przeciążone, że nie sposób się dodzwonić.

Jest już decyzja w sprawie odroczenia terminów podatkowych

Organizacje zrzeszające księgowych i doradców podatkowych zaapelowały do rządu o przesunięcie terminów rozliczeń podatkowych i ZUS. Tylko pod petycją Stowarzyszenia Księgowych w Polsce, w której jest mowa o odroczeniu terminów składania deklaracji i zeznań podatkowych oraz sporządzenia sprawozdań finansowych za 2019 r., podpisało się aż 16 tysięcy osób. Z apelem do resortu finansów i rozwoju zwrócił się też samorząd doradców podatkowych, przedstawiając 46 postulatów, w tym przesunięcia terminów składania deklaracji podatkowych w zakresie VAT, PIT, CIT czy rozliczeń rocznych. Część z nich już obowiazuje po wprowadzeniu tzw. Tarczy antykryzysowej. Niestety, rozwiązania te jeszcze na etapie projektu zostały ocenione przez przedsiębiorców, organizacje biznesowe, księgowych i doradców podatkowych za niewystarczające.

Podsumowanie

Właścicieli biur rachunkowych czeka ciężki czas. Chociaż do wytężonej pracy pod presją terminów i kontroli zdążyli się przyzwyczaić, to stres wywołany tak nagłymi zmianami i odpowiedzialność za klientów staną się powodem wielu nieprzespanych nocy. Potrzeba będzie siły, cierpliwości i nadziei, że wdrożone przez ustawodawcę rozwiązania pomogą księgowym wywiązać się z ich obowiązków zawodowych.