Zmiany w VAT. Od 2022 roku ruszył KSEF

Faktury ustrukturyzowane będą fakturami wystawianymi przez podatników przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur. Będą one miały przydzielony numer identyfikujący tę fakturę w systemie (art. 2 pkt 32a ustawy o VAT). Faktury te będą wystawiane przy wykorzystaniu udostępnionego przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych wzoru i będą uznawane za wystawione w dniu przesłania ich do Krajowego Systemu e-Faktur. Będą one przechowywane w KSEF przez 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione (zob. dodawany art. 112aa ust. 1 ustawy o VAT).

Faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur będą mogły być nie tylko wystawiane, ale również przesyłane do odbiorców. Będzie to jednak wymagało uzyskania akceptacji odbiorców faktur (zob. art. 106na ust. 2 ustawy o VAT). Przepis nie przewiduje tego, w jakiej formie ma być przekazywana akceptacja. A więc akceptacja ta będzie mogła być wyrażana w dowolnej formie, w tym ustnie.

Jeżeli odbiorca nie wyrazi zgody na otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, wystawca zachowa prawo do wystawienia faktury ustrukturyzowanej przy użyciu tego systemu. Jednak wystawioną fakturę będzie obowiązany przekazać odbiorcy w inny uzgodniony z nim sposób (zob. dodawany art. 106g ust. 3b ustawy o VAT, np. e-mailem w postaci elektronicznej lub papierowej).

W konsekwencji faktury ustrukturyzowane dzielić się będą na faktury ustrukturyzowane:

• wystawione i przesłane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur,
• wystawione przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, lecz przesłane odbiorcy poza Krajowym Systemem e-Faktur.

• Przykład

Podatnik ABC w 2022 roku zamierza wystawiać wyłącznie faktury ustrukturyzowane. Jednak tylko niektórzy z jego kontrahentów wyrazili zgodę na otrzymywanie faktur przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur. Mimo to nie będzie przeszkód, aby wszystkie wystawiane przez podatnika ABC faktury były fakturami ustrukturyzowanymi. Jednak faktury ustrukturyzowane kontrahentom, którzy nie wyrażą akceptacji otrzymywania e-faktur w KSEF, podatnik ABC ma obowiązek przesyłać w inny uzgodniony z nimi sposób.

Decyzja o wystawieniu e-faktury w KSEF leżeć będzie w gestii wystawców faktur. Nie będzie przy tym przeszkód, aby podatnicy tylko część (dowolną) wystawianych faktur wystawiali w formie faktur ustrukturyzowanych (pozostałą zaś część w „zwykły” sposób).

Od zasady tej istnieć będzie jeden wyjątek dotyczący faktur korygujących faktury ustrukturyzowane. Otóż takie faktury będą musiały być wystawiane w postaci faktury ustrukturyzowanej (art. 106j ust. 4 ustawy o VAT).

• Przykład

Na początku lutego podatnik XYZ wystawi fakturę ustrukturyzowaną dokumentującą dostawę towarów na rzecz podatnika ABC. W maju 2022 r. podatnik ABC zwróci towar, w związku z czym podatnik X będzie obowiązany wystawić fakturę korygującą dokumentującą zwrot towaru. Faktura ta będzie musiała zostać wystawiona w formie faktury ustrukturyzowanej.

Z przepisów ustawy o VAT nie wynika, aby faktury ustrukturyzowane miały posiadać inną treść od „zwykłych” faktur. Zapewne jednak w znacznej części tak będzie, gdyż obowiązujący wzór faktury ustrukturyzowanej nie jest jeszcze znany.

W konsekwencji wymaganą treść faktur ustrukturyzowanych poznamy, dopiero gdy wzór ten udostępni minister właściwy do spraw finansów publicznych.

Wiadomo już jednak, że dodatkowy element będą posiadać faktury korygujące wystawiane do faktur ustrukturyzowanych. W przypadkach takich w treści faktur korygującej trzeba będzie wskazywać numer identyfikujący w Krajowym Systemie e-Faktur fakturę, której dotyczy faktura korygująca (zob. art. 106j ust. 2 pkt 2a ustawy o VAT).

O ile wprowadzona zostanie możliwość (a niekiedy obowiązek) wystawiania faktur korygujących w postaci faktur ustrukturyzowanych, nie będzie możliwości wystawiania w tej postaci not korygujących. Noty korygujące w 2022 roku będą zatem wystawiane i otrzymywane na zasadach dotychczasowych, tj. poza Krajowym Systemie e-Faktur.

Podobnie będzie w przypadku faktur VAT RR oraz faktur pro forma. Również takie dokumenty będą mogły być wystawiane wyłącznie na dotychczasowych zasadach (nie będzie możliwe ich wystawianie za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur).

Dla podatników wystawiających faktury w KSEF przewidziane zostały dwie korzyści. Są to:

• możliwość rozliczania faktur korygujących zmniejszających, bez konieczności posiadania, oraz
• prawo do otrzymywania zwrotu różnicy VAT w terminie 40 dni.

Obie korzyści będą dostępne zarówno dla podatników, którzy przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur będą faktury ustrukturyzowane wystawiać i przesyłać do odbiorcy, jak i dla podatników, którzy przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur faktury ustrukturyzowane będą tylko wystawiać (przesyłając te faktury odbiorcom poza Krajowym Systemem e-Faktur).

Warunkiem rozliczania przez sprzedawców faktur korygujących zmniejszających jest najczęściej uzyskanie określonej przepisami art. 29a ust. 13 ustawy o VAT dokumentacji. W przypadku faktur korygujących wystawianych w postaci faktury ustrukturyzowanej uzyskiwanie takiej dokumentacji nie będzie konieczne (zob. art. 29a ust. 15 pkt 5 ustawy o VAT). A zatem faktury korygujące zmniejszające wystawiane w postaci faktury ustrukturyzowanej rozliczane będą przez sprzedawców zawsze w okresie rozliczeniowym ich wystawienia.

Z kolei nabywcy otrzymujący faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (a więc nabywcy, którzy zaakceptowali ten sposób otrzymywania faktur ustrukturyzowanych) na podstawie takich faktur korygujących zmniejszenia kwot podatku naliczonego obowiązani będą dokonywać zawsze w okresie rozliczeniowym, w którym je otrzymali przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (zob. dodawany art. 86 ust. 19d ustawy o VAT). W przypadku pozostałych nabywców (tj. w przypadku nabywców, którzy otrzymywać będą faktury ustrukturyzowane poza Krajowym Systemem e-Faktur) obowiązywać będą w tym zakresie zasady ogólne (określone przepisami art. 86 ust. 19a ustawy o VAT).

• Przykład

Na początku marca 2022 r. rozliczający VAT miesięcznie podatnik A sprzeda towar podatnikowi B. Pod koniec maja podatnik B zareklamował towar. 31 maja 2022 r. podatnik A wyśle do podatnika B wiadomość z propozycją obniżenia ceny przedmiotowego towaru o 30% i jednocześnie wystawi fakturę korygującą zmniejszającą cenę przedmiotowego towaru o tę kwotę. Wiadomość o akceptacji propozycji podatnik A otrzyma 1 czerwca 2022 r. W tej sytuacji na koniec maja 2022 r. dokumentacja posiadana przez podatnika A nie będzie potwierdzać uzgodnienia ani spełnienia warunków obniżenia podstawy opodatkowania. Mimo to, jeżeli fakturę korygującą podatnik A wystawi w postaci faktury ustrukturyzowanej, fakturę tę podatnik A będzie uprawniony rozliczyć już w maju 2022 r. (a nie w czerwcu 2022 r., jak rzecz by się miała w przypadku wystawienia „zwykłej” faktury korygującej). Natomiast podatnik B będzie w tej sytuacji obowiązany zmniejszyć kwotę podatku naliczonego:

• w maju 2022 r. – jeżeli fakturę korygującą w postaci faktury ustrukturyzowanej otrzyma przy użyciu KSEF,
• w czerwcu 2022 r. – w przeciwnym razie.

Drugą z korzyści będzie możliwość otrzymywania zwrotu różnicy podatku naliczonego nad należnym w skróconym do 40 dni terminie. Prawo do takiego zwrotu przysługiwać będzie podatnikom spełniającym łącznie pięć warunków (zob. tabelę). Spełnienie tych warunków będzie weryfikowane z wykorzystaniem zasobów teleinformatycznych Szefa Krajowej Administracji Skarbowej (zob. art. 87 ust. 5b–5d ustawy o VAT).

Faktury ustrukturyzowane (w tym faktury korygujące w postaci faktur ustrukturyzowanych) podatnicy będą otrzymywać przy użyciu KSEF (jeżeli wyrażą na to akceptację) albo w inny sposób, np. e-mailem w postaci elektronicznej lub papierowej. W pierwszym przypadku u podatników otrzymujących faktury ustrukturyzowane występować będą szczególne skutki (skutki u podatników otrzymujących faktury ustrukturyzowane poza KSEF nie będą się różnić od skutków otrzymywania „zwykłych” faktur).

Będzie tak, gdyż faktury ustrukturyzowane otrzymywane użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (po uprzednim wyrażeniu akceptacji) będą uznawane za otrzymywane w dniu przydzielenia im w tym systemie numeru identyfikującego (zob. art. 106na ust. 3 ustawy o VAT). Najczęściej zatem z tą właśnie chwilą powstawać będzie o odbiorców faktur prawo do odliczenia z faktur ustrukturyzowanych otrzymywanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.

• Przykład

Na początku stycznia spółka XYZ wyrazi akceptację otrzymywania wystawianych przez kontrahenta ABC faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur. Pierwszej z takich faktur numer w tym systemie zostanie przydzielony 31 stycznia 2021 r. W konsekwencji – o ile faktura ta dokumentować będzie czynność, dla której powstanie już u kontrahenta ABC obowiązek podatkowy – prawo do odliczenia podatku naliczonego na podstawie tej faktury powstanie w spółce XYZ 31 stycznia 2021 r.

Moment przydzielenia numeru identyfikującego w Krajowym Systemie e-Faktur będzie także ważny z punktu widzenia momentu rozliczania przez nabywców otrzymywanych przy użyciu tego systemu faktur korygujących zmniejszających w postaci faktur ustrukturyzowanych. Obowiązek zmniejszania kwot podatku naliczonego przez nabywców będzie wówczas powstawał w okresie rozliczeniowym przydzielenia tego numeru (zob. art. 86 ust. 19d ustawy o VAT).

Wydaje się, że przepis ten ma zastosowanie również w przypadkach, w których faktury korygujące w postaci ustrukturyzowanej są przesyłane po spełnieniu warunków obniżenia podstawy opodatkowania (lub kwoty podatku). Według mnie w przypadkach takich wskazane może być najpierw dokonanie zmniejszenia kwoty podatku naliczonego w okresie spełnienia warunków obniżenia podstawy opodatkowaniu (lub kwoty podatku), a następnie korekta, tj. zmiany okresu rozliczeniowego uwzględnienia takiego zmniejszenia.

• Przykład

W styczniu 2022 r. podatnik A wyrazi zgodę na otrzymywanie od podatnika B faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur. Następnie w lutym 2022 r. podatnik A zamówi urządzenie u podatnika B i wpłaci z tego tytułu zaliczkę. Otrzymanie tej zaliczki podatnik Y udokumentuje fakturą, z której podatnik X odliczy VAT w ramach pliku JPK_V7M za luty 2022 r. W kwietniu 2022 r. podatnik B poinformuje podatnika A, że nie jest w stanie zrealizować zamówienia i zwróci mu zaliczkę. Jednak do 25 maja 2022 r. podatnik B nie wystawi podatnikowi A faktury korygującej dokumentującej zwrot zaliczki. Uważam, że w tej sytuacji podatnik A powinien uwzględnić zmniejszenie kwoty podatku naliczonego w ramach pliku JPK_V7M przesyłanym za kwiecień 2021 r., tj. za miesiąc, w którym spełnione zostały warunki obniżenia podstawy opodatkowania. Następnie na początku lipca 2021 r. podatnik B wystawi i prześle podatnikowi A przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur fakturę korygującą w postaci faktury ustrukturyzowanej. Uważam, że w tej sytuacji podatnik A powinien dokonać korekty pliku JPK_V7M za kwiecień 2022 r. (w celu wyłączenia uwzględnionego w tym pliku zmniejszenia kwoty podatku naliczonego) i uwzględnić zmniejszenie kwoty podatku naliczonego w pliku JPK_V7M za lipiec 2022 r.

Faktury ustrukturyzowane będą wystawiane, a najczęściej również przesyłane, przy użyciu prowadzonego przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej Krajowego Systemu e-Faktur. To jednak nie będą wszystkie funkcje Krajowego Systemu e-Faktur (zob. tabelę).

Z Krajowego Systemu e-Faktur będzie mogło korzystać sześć grup podmiotów (zob. tabelę). Podmioty te będą mogły korzystać z tego systemu po uwierzytelnieniu w sposób określony w przepisach wykonawczych (wydanych na podstawie upoważnienia określonego w art. 106r pkt 3 ustawy o VAT).

Za pomocą faktur ustrukturyzowanych dokumentowane będą mogły być przede wszystkim czynności dokonane od 1 stycznia 2022 r. Ponadto – jak wynika z art. 6 ustawy nowelizującej (tj. z art. 6 ustawy nowelizującej wprowadzającej Polski Ład) – za pomocą faktur ustrukturyzowanych dokumentowane będą mogły być również czynności dokonane wcześniej, w stosunku do których termin wystawienia faktury upływa po 1 stycznia 2022 r.

• Przykład

31 grudnia 2021 r. podatnik wykona usługę księgową. Ponieważ termin wystawienia faktury dokumentującej świadczenie tej usługi upłynie 15 stycznia 2022 r., faktura dokumentująca wykonanie tej usługi będzie mogła zostać wystawiona w postaci faktury ustrukturyzowanej.