Ewidencja wydatków związanych z autami. Sprawdź, jak ująć koszty ich zakupu i eksploatacji

PrzykładSpółka ABC Sp. z o.o. nabyła w maju paliwo do samochodów osobowych za 1.800 zł + 23% VAT. Powyższe nakłady dotyczą auta osobowego będącego środkiem trwałym, dla którego jednak nie jest prowadzona ewidencja na potrzeby VAT. Spółka ujmuje materiały w cenach zakupu. Koszty zostaną ujęte następująco: 1. Faktura potwierdzająca nabycie Wn „Rozliczenie kosztów” 2.214 zł, Ma „Rozrachunki z dostawcami” 2.214 zł. 2. Ujęcie kosztu Wn „Zużycie materiałów” 1.800 zł, Wn „Podatki i opłaty” – VAT niepodlegający odliczeniu 207 zł, Wn „VAT naliczony” (podlega odliczeniu w 50%) 207 zł, Ma „Rozliczenie zakupu” 2.214 zł. Jeśli jednostka prowadzi również ewidencję kosztów wg miejsc powstawania, to rozliczy ten nakład: Wn „Koszty zarządu/koszty sprzedaży/inne koszty wg układu funkcjonalnego” 2.007 zł, Ma „Rozliczenie kosztów” 2.007 zł. Co ważne, do kosztów uzyskania przychodów spółka zaliczy jedynie 1.350 zł kwoty netto paliwa i 155,25 zł VAT, pozostałe kwoty nie będą stanowiły kosztów uzyskania przychodów, mimo że są kosztami w rachunkowości.

PrzykładSpółka XYZ Sp. z o.o. nabyła w czerwcu paliwo do samochodów osobowych za 1.800 zł + 414 zł (23%) VAT. Powyższe nakłady dotyczą auta osobowego będącego środkiem trwałym, dla którego jednak nie jest prowadzona ewidencja na potrzeby VAT. Spółka ujmuje materiały w cenach nabycia. Koszty zostaną ujęte następująco: 1. Faktura potwierdzająca nabycie Wn „Rozliczenie kosztów” 2.214 zł, Ma „Rozrachunki z dostawcami” 2.214 zł. 2. Ujęcie kosztu Wn „Zużycie materiałów” 2.007 zł, w tym KUP 1.505,25 zł, NKUP 501,75 zł Wn „VAT naliczony” (podlega odliczeniu w 50%) 207 zł, Ma „Rozliczenie zakupu” 2.214 zł. Jeśli jednostka prowadzi również ewidencję kosztów wg miejsc powstawania, to rozliczy ten nakład: Wn „Koszty zarządu/koszty sprzedaży/inne koszty wg układu funkcjonalnego” 2.007 zł, Ma „Rozliczenie kosztów” 2.007 zł. Oczywiście w przypadku gdy jednostka prowadzi ewidencję przebiegu pojazdu zgodnie z przepisami o VAT, cały VAT zawarty w zakupie paliwa będzie podlegał odliczeniu i tym samym ujęciu na koncie „VAT naliczony”. W przypadku nabycia samochodu podlegającego ograniczeniom z punktu widzenia VAT należy pamiętać, że podatek od towarów i usług niepodlegający odliczeniu zgodnie z art. 28 ust. 8 uor i art. 16g updop i 22g updof zwiększa wartość początkową samochodu.

PrzykładPodatnik prowadzący działalność opodatkowaną i zwolnioną kupił samochód osobowy za 80.000 zł netto + 18.400 zł VAT. Samochód ten będzie przez podatnika wykorzystywany do obu rodzajów działalności, a częściowo również do celów prywatnych. Sytuacja 1. kwota podatku naliczonego jest na podstawie art. 86a ust. 1 ustawy o VAT ograniczona do 50%, a więc wynosi 9.200 zł, podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia całej kwoty podatku naliczonego, tj. 9.200 zł. 1. Faktura za nabycie auta Wn „Rozliczenie zakupu” 98.400 zł, Ma „Pozostałe rozrachunki z dostawcami” 98.400 zł. 2. Ujęcie VAT podlegającego odliczeniu Wn „VAT naliczony” 9.200 zł, Ma „Rozliczenie zakupu” 9.200 zł. 3. OT samochodu – łącznie z VAT niepodlegającym odliczeniu Wn „Środki trwałe – środki transportu” 89.200  zł, Ma „Rozliczenie zakupu” 89.200 zł. Sytuacja 2. Proporcja wstępna obowiązująca podatnika wynosi 83%. W tej sytuacji z tytułu nabycia samochodu: kwota podatku naliczonego jest na podstawie art. 86a ust. 1 ustawy o VAT ograniczona do 50%, a więc wynosi 9.200 zł, podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia 83% kwoty podatku naliczonego, tj. 7.636 zł (9.200 zł x 83%). 1. Faktura za nabycie auta Wn „Rozliczenie zakupu” 98.400 zł, Ma „Pozostałe rozrachunki z dostawcami” 98.400 zł. 2. Ujęcie VAT podlegającego odliczeniu Wn „VAT naliczony” 7.636 zł, Ma „Rozliczenie zakupu” 7.636 zł. 3. OT samochodu – łącznie z VAT niepodlegającym odliczeniu Wn „Środki trwałe – środki transportu” 90.764 zł, Ma „Rozliczenie zakupu” 90.764 zł. Sytuacja 3. Podatnikowi nie przysługuje prawo do odliczenia tej kwoty. 1. Faktura za nabycie auta Wn „Rozliczenie zakupu” 98.400 zł, Ma „Pozostałe rozrachunki z dostawcami” 98.400 zł. 2. OT samochodu – łącznie z VAT niepodlegającym odliczeniu Wn „Środki trwałe – środki transportu” 98.400 zł, Ma „Rozliczenie zakupu” 98.400 zł.

PrzykładW maju 2021 roku podatnik zawarł na 3 lata umowę leasingu, której przedmiotem jest samochód osobowy o wartości nieprzekraczającej 150.000 zł łącznie z VAT niepodlegającym odliczeniu. Umowa ta kwalifikuje się do leasingu operacyjnego. Podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia 50% kwoty podatku naliczonego od płatności wynikających z zawartej umowy, ponieważ nie prowadzi ewidencji przebiegu pojazdu na potrzeby VAT. Faktura za opłatę wstępną za zawarcie umowy (nie podlega ona rozliczeniu w czasie) opiewa na wartość brutto 9.840 zł (wartość netto: 8.000 zł, VAT: 1.840 zł). Została ona wystawiona 5 maja 2021 r. Podatnik odliczył podatek naliczony od opłaty wstępnej w wysokości 920 zł (czyli 1.840 zł x 50%). Faktury za miesięczne raty leasingowe podatnik otrzymuje co miesiąc z datą ostatniego dnia danego miesiąca (od czerwca 2021 roku). Wynoszą one 2.460 zł brutto (wartość netto: 2.000 zł, VAT 460 zł). Od rat czynszu podatnik odlicza 230 zł (czyli 460 zł x 50%). W czerwcu poniesione zostały koszty paliwa 1.512,90 zł brutto oraz koszty mycia i woskowania 98,40 zł, w tym VAT 18,40 zł. Ujęcie w księgach rachunkowych: 1. Faktura za opłatę wstępną Wn „Rozliczenie zakupu” 9.840 zł, Ma „Rozrachunki z dostawcami” 9.840 zł. 2. Rozliczenie faktury za opłatę wstępną za zawarcie umowy Wn „Usługi obce” 8.920 zł (całość KUP)  Wn „VAT naliczony” 920 zł, Ma „Rozliczenie zakupu” 9.840 zł. 3. Faktura za opłatę miesięczną w czerwcu Wn „Rozliczenie zakupu” 2.460 zł, Ma „Rozrachunki z dostawcami” 2.460 zł. 4. Rozliczenie faktury miesięcznej Wn „Usługi obce” 2.230 zł (całość KUP) Wn „VAT naliczony” 230 zł, Ma „Rozliczenie zakupu” 2.460 zł. 5. Faktura za paliwo zużyte w czerwcu Wn „Rozliczenie zakupu” 1.512,90 zł, Ma „Rozrachunki z dostawcami” 1.512,90 zł. 6. Rozliczenie faktury za paliwo Wn „Zużycie materiałów” 1.512,90 zł, w tym 1.134,67 zł KUP Ma „Rozliczenie zakupu” 1.512,90 zł. 7. Faktura za mycie i woskowanie Wn „Rozliczenie zakupu” 98,40 zł, Ma „Rozrachunki z dostawcami” 98,40 zł. 8. Rozliczenie faktury za mycie i woskowanie Wn „Usługi obce” 89,20 zł, w tym KUP 66,90 zł Wn „VAT naliczony” 9,20 zł, Ma „Rozliczenie zakupu” 98,40 zł.

PrzykładSpółka wykupiła 4 miejsca parkingowe, które mogą być udostępniane klientom spółki, ale też będą z nich korzystać członkowie zarządu, parkując samochody służbowe. Miesięczny koszt to 1.000 zł + 230 zł VAT i zostanie on zaksięgowany: 1. Faktura za miejsca parkingowe Wn: Rozliczenie zakupu” 1.230 zł, Ma „Rozrachunki z dostawcami” 1.230 zł. 2. Odliczenie VAT naliczonego w pełnej wysokości 230 zł Wn „VAT naliczony” 230 zł, Ma „Rozliczenie zakupu” 230 zł. 3. Ujęcie kosztu Wn „Usługi obce” 1.000 zł (w tym KUP 750 zł) Ma „Rozliczenie zakupu” 1.000 zł. 4. Ujęcie kosztu w układzie funkcjonalnym Wn „Koszty zarządu” 1.000 zł, Ma „Rozliczenie kosztów” 1.000 zł.

PrzykładSpółka z o.o. nabyła komplet opon letnich za 2.800 zł + 23% VAT i usługę wymiany za 150 zł + 23% VAT. Powyższe nakłady dotyczą auta służącego wyłącznie działalności gospodarczej. Ujęte zostaną: 1. Faktura potwierdzająca nabycie: Wn „Rozliczenie kosztów” 3.628,50 zł, Ma „Rozrachunki z dostawcami” 3.628,50 zł. 2. Ujęcie kosztu: Wn „Zużycie materiałów” 2.800 zł, Wn „Usługi obce” 150 zł, Wn „VAT naliczony” (jeśli podlega odliczeniu) 678,50 zł, Ma „Rozliczenie zakupu” 3.628,50 zł. Jeśli jednostka prowadzi również ewidencję kosztów wg miejsc powstawania, to rozliczy ten nakład: Wn „Koszty zarządu/koszty sprzedaży/inne koszty wg układu funkcjonalnego” 2.950 zł Ma „Rozliczenie kosztów” 2.950 zł