Od złotówek do koron, czyli polska księgowa w Norwegii

Opiszę po krótce moją historię, która wcale nie musi być podobna do historii innej „Beaty”, bo przecież każda sytuacja jest inna, i nie ma jednej drogi do bycia księgową w Norwegii, Chinach czy Polsce. Moja przygoda z księgowością zaczęła się w Polsce w dwa tysiące drugim roku, kiedy to dostałam pierwszą pracę jako „referent do spraw księgowych”. Ponieważ „lubię liczby” praca spodobała mi się od razu i po krótkim czasie zaproponowano mi stanowisko samodzielnej księgowej. Pracowałam w tej firmie do dwa tysiące szóstego roku. 

W roku dwa tysiące szóstym mój mąż dostał propozycję wyjazdu do Norwegii, a ja jakoś nie widziałam siebie w roli samotnej matki. Zwolniłam się z pracy i po kilku miesiącach dołączyłam do męża wraz z roczną córką. „Zaklimatyzowanie” się w Norwegii nie było łatwe, wiązało się to głównie z językiem, który wydawał mi się wtedy „bełkotem”, zupełnie „inną” społecznością oraz odmienną kulturą. 

Ponieważ od samego początku mieszkamy w niewielkiej miejscowości, gdzie wszyscy znają wszystkich a prace załatwia się po rodzinie, sąsiadach i znajomych, zostałam zapytana przez sąsiadkę czy nie chciałabym spróbować sił w księgowości, ponieważ jej znajomy pracuje w firmie, która poszukuje kogoś do tego działu (sąsiadka wiedziała, że pracowałam w Polsce jako księgowa). W Polsce skończyłam studia licencjackie z ekonomii, brałam udział w kilku kursach i szkoleniach z zakresu księgowości. Po kilku dniach namysłu poprosiłam o umówienie mnie na „rozmowę”. Moja rozmowa kwalifikacyjna trwała około godziny. Byłam na niej tylko ja i szef, który, oprowadzając mnie po budynku, opowiedział o tym, czym zajmuje się firma. Po czym zapytał, jak szybko mogłabym zacząć.... Wychodząc z tej rozmowy dostałam dokument potwierdzający moje przyjęcie do pracy. W wiosce, w której mieszkam brakuje osób wykształconych, zazwyczaj młodzi po studiach nie wracają w rodzinne strony, układają sobie życie w miastach z większymi możliwościami. I może właśnie w tych większych miastach rozmowy kwalifikacyjne wyglądają inaczej. Ja przeszłam cztery takie rozmowy i każda wyglądała podobnie. A więc przygoda z norweską księgowością zaczęła się… … od dwa tysiące jedenastego roku zaczęła się moja przygoda z księgowością w Norwegii. Zostałam zatrudniona jako księgowa w dziale reprezentacji VAT-u dla przedsiębiorstw zagranicznych. Mój pracodawca był reprezentantem VAT-u dla ponad czterysta firm zagranicznych, na początku zatrudniał cztery osoby, a z bieganiem czasu ponad dwadzieścia. Moja firma była również firmą-córką dużej firmy spedycyjnej zatrudniającej sześćset osób, mającej swoje oddziały w różnych miejscach na całym świecie. 

Jak to zwykle bywa na początku - lekko nie było...Do ogarnięcia był język, tym razem „ekonomiczny”, jakim posługuję się w księgowości. Z czasem „liznęłam” trochę prawa i przepisów, zarówno księgowych oraz zagranicznych tych obowiązujących w UE, jak i poza nią. Przepisy nie są zagmatwane, a nawet powiedziałabym, że jasne i proste. Mój dział pomagał zagranicznym przedsiębiorstwom w rejestracji, prowadzeniu księgowości, naliczaniu wypłat oraz świadczeniu usług związanych z zatrudnieniem czy doradztwem księgowym. Byłam księgową dla około czterdziestu przedsiębiorstw zagranicznych, chociaż przez moje ręce przewinęło się ich dużo więcej. Jedni klienci przychodzili, inni odchodzili. Olbrzymia rotacja. Moimi klientami byli Szwedzi, Duńczycy, Holendrzy, Polacy i jedno przedsiębiorstwo Norweskie. Reprezentacja VAT-u klienta zagraniczne obejmuje prowadzenie niepełnej księgowości, która zazwyczaj dotyczy faktur zakupu, sprzedaży, deklaracji celnej: eksport­-import. Rozliczenia z Urzędem Skarbowym (Skatteetaten) odbywają się sześć razy w roku, co dwa miesiące przez Internet w następujących terminach: • styczeń/luty – 10 kwietnia • marzec/kwiecień – 10 czerwca • maj/czerwiec – 31 sierpnia (przedłużony termin ze względu na okres urlopowy) • lipiec/sierpień – 10 października • wrzesień/październik – 10 grudnia • listopad/grudzień – 10 lutego 

Jeśli chodzi o kontrole skarbowe to urząd przysyła pismo, wcześniej listownie, a teraz internetowo (poprzez logowanie na stronie urzędu). Kontrola zawsze dotyczy konkretnego terminu. Z reguły przesyła się wydruki zarejestrowanych w systemie operacji księgowych, które mają miejsce na różnych kontach księgowych (zazwyczaj VAT-u) a także specyfikacje kont/subkont dotyczących podatku importowego. 

Jeśli chodzi o kontrole krzyżowe to ja nigdy takiej nie miałam ani nie słyszałam, żeby ktoś ze znajomych taką miał. U mnie w firmie nikt nigdy nie słyszał o czymś takim. 

VAT (moms) można odliczyć praktycznie od wszystkiego co wiąże się z zakresem prowadzenia działalności oczywiście z małymi wyjątkami którymi jest np.: alkohol czy jedzenie (tego odliczyć nie można). To nie jest „hokus-pokus”. 

Kiedyś dokumenty księgowe przychodziły pocztą, a z czasem digitalizacji usług zaczęliśmy posługiwać się mailem. Deklaracje celne dostawaliśmy mailem od firm spedycyjnych, ale mieliśmy również dostęp do niektórych programów. Z klientem kontaktowaliśmy się mailowo albo telefonicznie. 

Prawo jest prostsze, a wnioski czy deklaracje urzędowe nie są tak zagmatwane jak w Polsce. Tak mi się wydaje, chociaż ja już w Polsce nie mieszkam prawie 18 lat, więc może moje spostrzeżenie nie mieć nic wspólnego z rzeczywistością. Raportowanie np. VAT-u zajmuje 5 minut, ale wynika to z dostosowania programu księgowego do wymogów urzędowych. Nie robiłam bilansu, więc się nie wypowiem, ile czasu trzeba na niego poświecić. Moja firma korzystała ze znanego norweskiego programu księgowego Visma. Dodatkowo program placowy największego dostawcy systemów placowych firmy Huldt & Lillevik. Poza tym byliśmy zrzeszeni w stowarzyszeniach księgowych i w związku z tym mieliśmy dostęp do różnych platform księgowych. 

Ja sama dużo czytałam, firma dała mi dostęp do różnych narzędzi, z których bardzo dużo korzystałam na początku, a z czasem zaczął pomagać mi zespól, pisze z czasem, bo to trochę trwało zanim się do mnie przekonali. Norwedzy to bardzo dumny i zamknięty w sobie naród nie do końca dopuszczający do „biur” osoby ze „wschodniego bloku”. Pracowałam w małym zespole, który w większości składał się z Norwegów oraz Szwedów – no i oczywiście MNIE Z POLSKI. Szwedzi są bardzo europejscy, otwarci, pomocni, tacy jak my Polacy – pisze to poprzez pryzmat swojego doświadczenia. 

Klienci zagraniczni, mam na myśli Skandynawów, praktycznie się nie skarżą i nie są tak roszczeniowi jak, np.: Polscy. Polski klient chce wszystkiego na już i jeszcze najlepiej za darmo. A w Norwegii jest jednak inaczej. Tutaj wszyscy mają czas na wszystko, ale czas to pieniądz i na fakturze zostaniesz obciążony nawet za 1 minutę pracy. Tutaj nie ma nic za darmo. Opowiedz o swojej pierwszej firmie Moja firma była firmą prywatną kładącą nacisk na wiedze oraz kompetencje. Wykorzystywała każdą jedną zaletę swoich pracowników. Moją mocną stroną jak się okazało był mój język ojczysty, ponieważ byłam łącznikiem/tłumaczem polskich firm (nie wszyscy w Polsce mową po angielsku), więc dobrze jest mieć kogoś kto „ogarnie” norwesko-polski. 

W państwowych urzędach większość zatrudnionych osób nie ma odpowiedniego wyksztalcenia ani kompetencji w związku z czym od lat wywołuje to frustracje petentów. Ponieważ nasza firma była firmą inwestycyjną często była sprzedawana i zmieniała właściciela. Kiedy ja z niej odchodziłam rozmowy toczyły się z dużą, duńską firmą kontenerową, która jest dzisiaj jej właścicielem. To co było dobre w mojej firmie to to, że nikt nigdy nie został zwolniony w związku z nowym pracodawcą. Zawsze o to dbano. Każdy nowy pracodawca przychodził z nową filozofia i wizją firmy, która wprowadzał i nie zawsze ta filozofia podoba się innym. Ogólnie w Norwegii bardzo trudno jest kogoś zwolnic. Za pracownikiem stoi prawo pracy, które „powinno być” przestrzegane przez wszystkich pracodawców. Jednak i tutaj zdarzają się tacy, którzy tego nie robią. Z reguły najczęściej pracownicy sami odchodzą. 

Jeśli chodzi o podatek VAT to nie zapłacenie go w terminie grozi najpierw upomnieniem, naliczeniem odsetek, a w konsekwencji zamknięciem firmy i ogłoszeniem jej bankructwa. Za niepłacenie podatku dochodowego można pójść do więzienia. Jeśli firma bankrutuje i zalega z wynagrodzeniami dla pracowników to w pierwszej kolejności każde odzyskane pieniądze syndyk przekazuje na poczet rozliczeń z pracownikiem, w dalszej kolejności urzędom, a na koniec dostawcom.

Pracowałam z młodym zespołem, a moja szefową był kobieta w moim wieku. Miałam z nią dobry kontakt, nasze dzieci były też w tym samym wieku, więc miałyśmy o czym rozmawiać nie tylko zawodowo, ale i prywatnie. Nawet kiedy przenieśli mój oddział o 70 km od miejsca zamieszkania to dostałam możliwość pracy zdalnej przez 2 dni w tygodniu. Mimo wszystko dojazd był meczący. 

Jeśli chodzi o kursy to co roku miałyśmy wewnętrzne szkolenia organizowane przez główną księgową, zazwyczaj dotyczyły zmian, które wchodziły w życie. Pomoc księgową od kolegów dostawałam na życzenie. Nie było ograniczeń, jeśli chodzi o dokształcanie. Pracodawca chętnie wysyłał nas na szkolenia czy kursy w celu zdobycia wiedzy czy nowych kompetencji chociażby po to, żeby podnieść status firmy i wyjść z nowymi usługami na rynek. Ja sama uczestniczyłam w dwóch długich kursach księgowych, bo trwających prawie pół roku. Koszty kursów pokrył oczywiście pracodawca. Przed egzaminem dostałam dwa dni płatnego urlopu od pracodawcy. – Czy tak jest w każdej firmie – nie wiem!? 

W pewnym momencie firma zaczęła również korzystać ze szkoleń z psychologiem oraz trenerem biznesu. 

To co okazało się najtrudniejsze dla mnie to nie język, prawo czy przepisy tylko system naliczania czasu poświęconemu klientowi. Każda minuta musiała być rozliczona „na klienta”. Kiedy np. zadzwonił telefon, włączaliśmy „zegar”, który odmierzał minuty, a czas rozmowy zawsze był rejestrowany w programie pod odpowiednim klientem i usługą. W Norwegii na stawce godzinowej opiera się praktycznie każda działalność usługowa, co klientów z Polski może bardzo zaskoczyć. Reżim związany z rejestrem czasu wywoływał bardzo duży stres nie tylko u mnie, ale również u moich kolegów. Czasem pewne usługi miały zaszeregowany konkretny czas np. piętnaście, trzydzieści, czterdzieści pięć minut, a fizycznie wykonywało się je w trzy, sześć, dziewięć minut, co generowało spore zyski firmy, ale żeby nie było tak zupełnie super były też i momenty „posuchy”, gdzie trzeba go było przysłowiowo „skrobać”. Nie tylko ja, ale i niektórzy koledzy z zespołu zaczęli mieć duży problem i moralne obiekcje odnośnie do tej przesadnej rejestracji czasu. Wielu z nas nie mogło pogodzić się z tym systemem i obciążaniem klientów za każda wydawałoby się drobnostki. W Norwegii pracuje się trzydzieści siedem i pół godziny tygodniowo, po siedem i pół godzinny dziennie. Przerwy w pracy są obligatoryjne i wynikają z prawa pracy, ale za nie już nie każdy pracodawca płaci. Przerwy to świętość. Choćby przyjechał król Norwegii w czasie przerwy nikt go nie obsłuży, bo to jest jego prywatny czas. Mój pracodawca nie płacił za przerwy, a często było tak, że musieliśmy mu je oddać, ponieważ wydawało nam się, że przesadnie obciążamy klienta. Zgłaszaliśmy ten problem, skarżyliśmy się, ale nikt z tym nic nie zrobił, bo każda minuta ma swoją wartość. 

Raz do roku w całej Norwegii każdy pracodawca powinien odbyć rozmowę (utviklingssamtale) z każdym pracownikiem odnośnie do minionego roku ustalając poziom jego zadowolenia, wsparcia, pomocy, rozwoju, zmiany. W ten sposób ustalano cele na rok następny. Na podstawie tej rozmowy wyciągano wnioski i dokonywano ewentualnych zmian. Presja czasu oraz „filozofia” firmy przyczyniły się do mojego „wypalenia zawodowego”. Po pewnym czasie zdecydowałam, że nadszedł czas na zmiany i już dłużej nie dam rady tak pracować ani dojeżdżać (pomimo dwóch dni pracy zdalnej). Po prawie dziewięciu latach zwolniłam się, po mnie odeszli jeszcze inni, ale też przyszli nowi i wszystko jak widać zatacza „nowe”, ale to samo koło… 

Z perspektywy czasu uważam, że była to wspaniała przygoda, która pozwoliła mi się bardzo rozwinąć zawodowo i poznać siebie lepiej jako człowieka. Poprzez to doświadczenie nabrałam więcej pewności siebie oraz nauczyłam się wielu nowych rzeczy. Na swojej drodze spotkałam fantastycznych ludzi, nawiązałam wiele fajnych koleżeńskich relacji. Miałam fantastycznych klientów. Chociaż nie zawsze było milo, bo i ja również na początku tej pracy spotkałam się z mobbingiem. Jednak jestem osobą, która działa, a nie siedzi zastraszona. Znam swoją wartość i wiem, kiedy ktoś przekracza granice. Oczywiście zgłosiłam to do przełożonych, a Ci bardzo szybko rozwiązali problem. „Winna” została zwolniona dyscyplinarnie.

Dziękuję za rozmowę!