Ustawa o ochronie sygnalistów. Poznaj 4 kroki wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych

Na wstępie wyjaśnijmy, jak policzyć to, czy przekraczamy limit 50 współpracowników i mamy ustawowy obowiązek wdrożyć u siebie przepisy z Ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U z 2024 r., poz. 928). Dla pozostałych podmiotów jest to bowiem fakultatywne.

Do liczby 50 osób wykonujących pracę zarobkową na rzecz podmiotu prawnego włącza się pracowników w przeliczeniu na pełne etaty lub osoby świadczące pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, jeżeli nie zatrudniają do tego rodzaju pracy innych osób, niezależnie od podstawy zatrudnienia.

Stan ten badamy dwa razy do roku – na dzień 1 stycznia i 1 lipca, ponieważ nawet jeżeli obecnie nie mamy ustawowego obowiązku wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych, może to się zmienić wraz z rozwojem naszej organizacji.

Projekt procedury możemy przygotować własnymi siłami albo zlecić jego opracowanie na zewnątrz. W Internecie można znaleźć wiele „gotowych” wzorców wraz z „załącznikami”. Swoją drogą zawsze ciekawiło mnie, dlaczego im więcej jest załączników, tym chętniej instytucje kupują dany wzór. Nawet „gotowe wzory” należy zawsze przeglądnąć i zmodyfikować, aby w pełni dostosować je do realiów naszej pracy.

Procedura zgłoszeń wewnętrznych może przybrać formę osobnego dokumentu albo rozdziału w innym obowiązującym u nas dokumencie, np. regulaminie pracy.

Niezależnie od tego, jaką drogą pozyskamy projekt procedury, podlega on następnie konsultacjom z naszą załogą.

Po przygotowaniu projektu procedury należy skonsultować go z:

• zakładową organizacją związkową albo zakładowymi organizacjami związkowymi, jeżeli w podmiocie prawnym działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa, albo

• przedstawicielami osób świadczących pracę na rzecz podmiotu prawnego, wyłonionymi w trybie przyjętym w podmiocie prawnym, jeżeli nie działa w nim zakładowa organizacja związkowa.

Zauważmy, że w drugim wariancie jest mowa o „osobach świadczących pracę”, a nie zatrudnionych, więc w konsultacjach powinni uczestniczyć nie tylko etatowcy, ale również przedstawiciele osób pracujących na podstawie umowy cywilnoprawnej, praktykantów, wolontariuszy. Tym bardziej, jeżeli jest ich w naszym podmiocie znacząca liczba.

Omawiana procedura zasadniczo różni się od innych trybów przewidzianych w prawie pracy. Na przykład pracodawca co do zasady ma obowiązek uzgodnienia regulaminu pracy z zakładową organizacją związkową. Przyjmuje się, że pod pojęciem „uzgodnić” należy rozumieć dojście do konsensusu we wszystkich aspektach będących przedmiotem rozmów. Tymczasem ustawa o sygnalistach wymaga jedynie skonsultowania, niemniej należy wziąć pod uwagę wszelkie zgłoszone przez naszą kadrę sugestie i w miarę możliwości zmodyfikować projekt procedury zgłoszeń wewnętrznych. Może to przełożyć się na częstsze stosowanie takiej procedury i bardziej pozytywne nastawienie do niej personelu.

Co prawda ustawa nie przewiduje, że zgłoszenia sygnalistów mogą dotyczyć naruszenia prawa pracy, ale każdy podmiot może poszerzyć ten ustawowy katalog o możliwość zgłaszania informacji nt. „naruszeń dotyczących obowiązujących w tym podmiocie prawnym regulacji wewnętrznych lub standardów etycznych, które zostały ustanowione przez podmiot prawny na podstawie przepisów prawa powszechnie obowiązującego i pozostają z nimi zgodne”. Pod tym niezwykle obszernym pojęciem kryje się np. prawo pracy lub… wyłącznie regulamin pracy.

Ustawa wymaga, aby konsultacje trwały nie krócej niż 5 dni i nie dłużej niż 10 dni od momentu przedstawienia przez podmiot prawny - czyli np. pracodawcę - projektu procedury zgłoszeń wewnętrznych. W przepisach próżno jednak szukać szczegółów co do tego, jak powinny wyglądać same konsultacje i ogłoszenie finalnej treści procedury. Pozostawiono to praktyce i zwyczajom panującym u danego pracodawcy.

Procedura zgłoszeń wewnętrznych wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia podania jej do wiadomości osób wykonujących pracę w sposób przyjęty w podmiocie prawnym. Może to mieć miejsce np. poprzez wywieszenie na tablicy ogłoszeń, rozesłanie wiadomości e-mail, cyklicznego biuletynu, na zebraniu pracowniczym, podczas szkolenia itd.

To jednak nie wszystko… Nie zapominajmy o kandydatach do (współ)pracy.

Ustawa zobowiązuje pracodawców, aby osobie ubiegającej się o pracę na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji, lub pełnienia służby - podmiot prawny przekazał informację o procedurze zgłoszeń wewnętrznych wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy. Nie ma przy tym znaczenia to, czy z danym kandydatem nawiążemy dalszą kooperację.

Analogicznie jest z klauzulą informacyjną wymaganą przez RODO, z którą musi zapoznać się kandydat do pracy.

Informację o procedurze można przekazać, umieszczając ją np. pod ogłoszeniem o pracę.

1) wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, lub podmiot zewnętrzny, upoważnione przez podmiot prawny do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych;

2) sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych przez sygnalistę wraz z jego adresem korespondencyjnym lub adresem poczty elektronicznej, zwanymi dalej „adresem do kontaktu”;

3) bezstronną wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, upoważnione do podejmowania działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia wewnętrznego i dalszą komunikację z sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej; funkcję tę może pełnić wewnętrzna jednostka organizacyjna lub osoba, o których mowa w pkt 1, jeżeli zapewniają bezstronność;

4) tryb postępowania z informacjami o naruszeniach prawa zgłoszonymi anonimowo;

5) obowiązek potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie;

6) obowiązek podjęcia, z zachowaniem należytej staranności, działań następczych przez wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę, o których mowa w pkt 3;

7) maksymalny termin na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej, nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego lub – w przypadku nieprzekazania potwierdzenia, o którym mowa w pkt 5 – 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia wewnętrznego, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną;

8) zrozumiałe i łatwo dostępne informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organów publicznych oraz – w stosownych przypadkach – do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.