Już w lipcu należy wdrożyć zasady AML. Sprawdź jak biuro powinno wypełnić nowy obowiązek w 9 krokach

Od 31 lipca 2021 r. obowiązki dotyczące AML obejmą podmioty gospodarcze, których działalność gospodarcza polega na:

• świadczeniu usług w zakresie sporządzania deklaracji,

• prowadzenia ksiąg podatkowych,

• udzielania porad, opinii lub wyjaśnień z zakresu przepisów prawa podatkowego lub celnego, niebędący innymi instytucjami obowiązanymi. 

Biura rachunkowe, będą zobowiązane prowadzić wewnętrzną procedurę w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.

Sprawdź, jakie działania należy podjąć, aby wywiązać się z obowiązku wdrożenia AML w terminie do 31 lipca 2021r. ?

Pierwszym krokiem powinno być zapoznanie się z treścią ustawy, w której wskazano obowiązki podmiotów do których należą m.in. biura rachunkowe. Następnie warto się zapoznać z informacjami Głównego Inspektora Informacji Finansowej dostępnymi tu>>

Następnie wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za wykonywanie czynności (obowiązków) określonych w ustawie AML oraz zapewnienie zgodności działalności biura rachunkowego z przepisami o AML w związku z obowiązkami wynikającymi z art. 6 oraz 8 ustawy .

W małych biurach rachunkowych osobą odpowiedzialną za wdrożenie obowiązków wynikających ustawy jest zazwyczaj właściciel biura rachunkowego.

Gdy posiadamy już wiedzę na temat wymogów w zakresie przepisów AML, jesteśmy w stanie stworzyć wewnętrzny system, przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, czyli procedurę określająca zasady postępowania i określania ryzyka wystąpienia zjawiska prania pieniędzy i finansowania terroryzmu.

Celem stworzenia procedury jest spełnienie praktycznej roli, dlatego należy sprawdzić jakie obecnie występują procesy w biurze rachunkowym oraz realne ryzyka występowania prania pieniędzy a następnie udzielić odpowiedzi w jaki sposób ograniczyć ryzyko takich zjawisk.

Nie rzadziej niż co dwa lata należy przeprowadzać okresową ocena ryzyka, która powinna być w formie pisemnej i zawiera

:

• analizę klientów biura rachunkowego w zakresie oferowanych przez nich produktów, usług

• analizę klientów biura rachunkowego w zakresie przeprowadzanych prze nich transakcji, źródeł pokrywania straty,

• analizę klientów biura rachunkowego w zakresie przeprowadzanych obszarów geograficznych na których prowadzą ekspansję i kanałów dystrybucji.

Z krajową oceną ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu można się zapoznać tu>>

Co do zasady przed podpisaniem umowy lub dokonaniem transakcji okazjonalnej należy dokonać oceny ryzyka potencjalnego klienta poprzez wypełnienie karty ryzyka, uwzględniając w szczególności czynniki dotyczące:

1. rodzaju klienta;

2. obszaru geograficznego;

3. przeznaczenia rachunku;

4. rodzaju produktów, usług i sposobów ich dystrybucji;

5. poziomu wartości majątkowych deponowanych przez klienta lub wartości przeprowadzonych transakcji;

6. celu, regularności lub czasu trwania stosunków gospodarczych.

Ponadto należy wskazać, że środki bezpieczeństwa finansowego obejmują:

1. identyfikację klienta oraz weryfikację jego tożsamości;

2. identyfikację beneficjenta rzeczywistego oraz podejmowanie uzasadnionych czynności w celu:

   1. weryfikacji jego tożsamości,

   2. ustalenia struktury własności i kontroli – w przypadku klienta będącego osobą prawną albo jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej;

3. ocenę stosunków gospodarczych i, stosownie do sytuacji, uzyskanie informacji na temat ich celu i zamierzonego charakteru;

4. bieżące monitorowanie stosunków gospodarczych klienta, w tym:

   1. analizę transakcji przeprowadzanych w ramach stosunków gospodarczych w celu zapewnienia, że transakcje te są zgodne z wiedzą instytucji obowiązanej o kliencie, rodzaju i zakresie prowadzonej przez niego działalności oraz zgodne z ryzykiem prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu związanym z tym klientem,

   2. badanie źródła pochodzenia wartości majątkowych będących w dyspozycji klienta – w przypadkach uzasadnionych okolicznościami,

   3. zapewnienie, że posiadane dokumenty, dane lub informacje dotyczące stosunków gospodarczych są na bieżąco aktualizowane.

Karta ryzyka przedstawia rzetelna informację, co do określenia poziomu ryzyka, czy jest ono niskie, normalne czy też wysokie.

Może być ona w postaci listy lub matrycy oceny ryzyka. Karta oceny ryzyka stanowi ważny załącznik do wskazanej procedury.

Kolejny element to wdrożenie zasad stosowania środków bezpieczeństwa finansowego w oparciu o omówioną powyżej kartę ryzyka niskie, normalne, wysokie ryzyko.

Im wyższe ryzyko tym częściej należy poddawać kontroli podmiot gospodarczy, dla którego wykonuje się usługi.

Wszystkie dokumenty dotyczące określenia ryzyka występowania prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu powinny być przechowywane w siedzibie biura rachunkowego w okresie 5 lat liczony od dnia zakończenia stosunków gospodarczych z klientem lub od dnia przeprowadzenia transakcji okazjonalnej.

Kolejny obowiązek ciążący na kadrze zarządzającej biura rachunkowego to, przeprowadzanie cyklicznych szkoleń pracowników w zakresie wymogów stosowania ustawy o AML – może być przeprowadzany w formule stacjonarnej lub e-learningowej.

Pracownicy biura rachunkowego są także zobowiązani do zgłaszania rzeczywistych i potencjalnych naruszeń – należy stworzyć wewnętrzną procedurę zgłaszania przez pracowników biura rachunkowego do GIIF w zakresie prania pieniędzy i finansowania terroryzmu.

Biuro rachunkowe opracowują i wdrażają wewnętrzną procedurę anonimowego zgłaszania przez pracowników lub inne osoby wykonujące czynności na rzecz instytucji obowiązanej rzeczywistych lub potencjalnych naruszeń przepisów z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.

Procedura anonimowego zgłaszania naruszeń, określa w szczególności:

1) osobę odpowiedzialną za odbieranie zgłoszeń;

2 )sposób odbierania zgłoszeń;

3) sposób ochrony pracownika dokonującego zgłoszenia, zapewniający co najmniej ochronę przed działaniami o charakterze represyjnym, dyskryminacją lub innymi rodzajami niesprawiedliwego traktowania;

4) sposób ochrony danych osobowych pracownika dokonującego zgłoszenia oraz osoby, której zarzuca się dokonanie naruszenia, zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych;

5) zasady zachowania poufności w przypadku ujawnienia tożsamości osób, o których mowa w pkt 4, lub gdy ich tożsamość jest możliwa do ustalenia;

6) rodzaj i charakter działań następczych podejmowanych po odebraniu zgłoszenia;

7) termin usunięcia przez instytucje obowiązane danych osobowych zawartych w zgłoszeniach.

IX Przeprowadzanie raz do roku wewnętrznej kontroli przestrzegania przez pracowników i współpracowników zatrudnionych w biurze rachunkowym wdrożonej procedury i przepisów o AML.

Sprawozdanie z kontroli wewnętrznej przechowuje się przez okres 5 lat od daty sporządzenia.