Rozliczenie świątecznych prezentów i imprez świątecznych dla pracowników

Wszelkie dodatkowe świadczenia od zakładu pracy, w tym charakterze socjalnym, stanowią przychód ze stosunku pracy, niezależnie od postaci (pieniężna, rzeczowa). Zatem bony, paczki, bilety do teatru, karty podarunkowe czy przedpłacone (prepaid) również mieszczą się w kategorii przysporzenia majątkowego.

Jednak nie wszystko bezwzględnie podlega opodatkowaniu. Zwolniona z podatku dochodowego jest wartość otrzymanych przez pracownika w związku z finansowaniem działalności socjalnej, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, rzeczowych świadczeń oraz otrzymanych przez niego w tym zakresie świadczeń pieniężnych, sfinansowanych w całości ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub funduszy związków zawodowych, łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 1.000 zł.

Do końca 2023 r. obowiązuje podwojony limit zwolnienia, wynoszący 2.000 zł.

Poza zwolnieniem znajdują się bony, talony i inne znaki, uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi, które rzeczowymi świadczeniami nie są.

Zwolnienie ma więc zastosowanie o ile:

• świadczenia mają postać rzeczową lub finansową

• w całości zostały sfinansowane z ZFŚS (świadczenie nie może być zakupione częściowo z funduszu, a częściowo ze środków np. obrotowych)

• są związane z prowadzeniem przez pracodawcę działalności socjalnej w rozumieniu ustawy o zfśs (stosowanie kryteriów socjalnych)

• łączna wartość wszystkich świadczeń w danym roku nie przekracza kwoty 2.000 zł

Ze świadczeń pieniężnych można wymienić zapomogi, karty przedpłacone (prepaid). Te ostatnie to instrument dostępu do określonych wartości pieniężnych, który umożliwia regulowanie zobowiązań pieniężnych takich jak płatność za towary lub usługi. Karta przedpłacona jest więc środkiem płatniczym. Stąd, jeśli karta została sfinansowania z zfśs, to podlega zwolnieniu z podatku dochodowego do wyznaczonego limitu. Z kolei do rzeczowych świadczeń można zaliczyć paczki, kosze z artykułami spożywczo-przemysłowymi, bilety do kina, teatru.

Odrębną grupą są karty (kupony) upominkowe, zwane inaczej elektronicznymi bonami towarowymi. Zastępują tradycyjne, papierowe bony/talony towarowe, ale pełnią tę samą funkcję. Inny jest tylko nośnik, czyli magnetyczna karta. Ma ona określony nominał i do tej wartości posiadacz może dokonać wymiany karty na towar z oferty w oznaczonej sieci sklepów (wystawcy karty) np. zakupić odzież, kosmetyki. Dla celów podatkowych takie karty są traktowane jak znaki uprawniające do wymiany na towar/usługę, a to oznacza, że nie ma do nich zastosowania zwolnienie z PIT.

W przeciwieństwie do karnetów sportowych, czy wejściówek do kina, karta podarunkowa, podobnie jak bon paliwowy, czy turystyczny, nie jest rzeczą. Znaki te zastępują co prawda środki pieniężne, ale nie są powszechnie akceptowanym środkiem płatniczym, jak pieniądz czy karta kredytowa.

Świadczenia finansowane ze środków obrotowych oraz wymienione już karty upominkowe podlega opodatkowaniu od pełnej wartości.

Warto wspomnieć, że po wyczerpaniu limitu zwolnienia z podatku dla świadczeń z zfśs (nadwyżka ponad 2.000 zł), świadczenia te jako przychody ze stosunku pracy mogą być objęte ulgą – zerowy PIT, z której dany pracownik korzysta – ulga dla seniora, dla młodych do 26. roku życia, dla rodzin 4+ czy na powrót, o ile tu nie został przekroczony limit 85.528 zł na rok.

Z podstawy wymiaru składek na ZUS są wyłączone świadczenia finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Ze zwolnienia korzystają wszelkie świadczenia, niezależnie od wartości czy formy. Nie ma bowiem żadnego ograniczenia w tym zakresie. Istotne jest natomiast źródło finansowania, czyli fundusz oraz fakt, czy mają charakter socjalny, a więc zostały przekazane zgodnie z regulaminem oraz ustawą o ZFŚS.

Warto jeszcze wskazać na jedno zwolnienie. Dotyczy ono pracodawców nie mających ZFŚS, ale inny fundusz o charakterze socjalno-bytowym. Ze składek wolne są bowiem świadczenia wypłacane z funduszu utworzonego na cele socjalno-bytowe na podstawie układu zbiorowego pracy u pracodawców, którzy nie tworzą zakładowego funduszu świadczeń socjalnych - do wysokości nie przekraczającej rocznie kwoty odpisu podstawowego na ZFŚS. 

Od strony podatkowej, przychodami są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń. W kontekście należy nadmienić, że zazwyczaj świąteczną pomoc, upominki, pracodawcy przekazują współpracownikom przed świętami, w grudniu. Może się jednak zdarzyć, że pracownik odbierze swój prezent dopiero po Nowym Roku, czyli już w styczniu 2024 r. Będzie to przychód stycznia, co w konsekwencji zobliguje pracodawcę do naliczenia zaliczki podatkowej zgodnie z przepisami obowiązującymi od tego miesiąca/roku.

Spotkania opłatkowe, przyjęcia mikołajkowe dla dzieci to zazwyczaj często spotykana praktyka sprzyjająca integracji pracowników.  Spotkania mogą być organizowane ze środków pochodzących z ZFŚS, z pominięciem kryteriów socjalnych.

Orzecznictwo w tym zakresie aprobuje pogląd, że spotkania integracyjne, jako usługi o charakterze nieulgowym mogą być finansowane z funduszu, a udział w nich może wziąć każdy z uprawnionych, na równych prawach (wyrok SN z 23 października 2008 r., sygn. akt II PK 74/08, OSNP 2010/7-8/88). Działalność socjalna pracodawcy nie ogranicza się jedynie do udzielania ulgowych usług i świadczeń. Może on również zaspokajać zbiorowe potrzeby zatrudnionych, organizując imprezy np. wspólne wycieczki, spotkania integracyjne, pikniki. Taka forma działalności powinna być jednak zapisana w regulaminie ZFŚS.

Jeśli chodzi o kwestię ewentualnego powstania przychodu z tytułu udziału w świątecznych imprezach, to, odkąd obowiązuje wyrok TK z 8 lipca 2014 r. (sygn. akt K 7/13) sprawa imprez integracyjnych nie powoduje już problemów. Gdy pracodawca proponuje pracownikom udział w spotkaniach integracyjnych okolicznościowych, a ci w nich uczestniczą dobrowolnie, po ich stronie nie pojawia się korzyść, choćby w postaci zaoszczędzenia wydatku. Nie można więc mówić o przychodzie w rozumieniu ustawy PIT.

Skoro przychód z racji udziału w firmowej imprezie nie występuje, to nie ma też obowiązków w zakresie pobierania zaliczek na podatek czy składek ZUS.