Wystawianie faktur przez podatników w systemie MF

Projekt ustawy z 5 lutego 2021 roku o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw reguluje możliwość wystawiania faktur ustrukturyzowanych, jako jednej z dopuszczanych form dokumentowania transakcji obok faktur papierowych i obecnie występujących w obrocie gospodarczym faktur elektronicznych. Do ustawy o podatku od towarów i usług wprowadza się pojęcie faktury ustrukturyzowanej.

Przez pojęcie faktury ustrukturyzowanej należy rozumieć fakturę elektroniczną wystawioną za pośrednictwem KSeF.

Faktura ustrukturyzowana będzie uznana za rodzaj faktury elektronicznej, tym samym będą miały do niej zastosowanie ogólne regulacje prawne dotyczące faktur elektronicznych, za wyjątkiem przepisów szczególnych wprowadzanych niniejszym projektem ustawy. Faktury ustrukturyzowane będą wystawiane i otrzymywane przez podatników za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, tj.: Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).

Wprowadzane projektowaną ustawą rozwiązanie ma charakter fakultatywny. Tym samym stosowanie tego rodzaju faktur będzie wymagało akceptacji odbiorcy takiej faktury, np. poprzez zaakceptowanie stosownego komunikatu w aplikacji e-Mikrofirma lub samego poboru faktur z systemu przez API.

Jednocześnie do faktur ustrukturyzowanych nie będą miały zastosowania przepisy regulujące zasady wystawiania duplikatów faktur, z uwagi na fakt, iż nie będzie możliwości zagubienia czy zniszczenia faktury wystawionaej za pośrednictwem systemu KseF.

Najważniejsze elementy wystawiania faktury w systemie KseF

• wymagana będzie autoryzacja danej osoby w systemie

• faktury przygotowywane bezpośrednio w programach finansowo-księgowych podatnika oraz przesyłane do systemu poprzez API

• uwierzytelnienie się podatnika w systemie

• po uwierzytelnieniu się podatnik będzie mógł przeglądać wystawione i otrzymane faktury ustrukturyzowane, a także będzie mógł przesłać w formacie xml lub przekonwertować do PDF dowolną fakturę lub paczkę faktur

• faktury ustrukturyzowane będą sporządzane przez podatnika w lokalnych systemach finansowo-księgowych według wzoru udostępnionego przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych.

• projekt zmian przewiduje możliwość logowania się do systemu w imieniu podatnika np. przez biuro rachunkowe

Jak będzie wyglądalo korygowanie faktur?

Faktury korygujące, będą mogły być sporządzone w systemie księgowo-finansowym podatnika oraz przesłane do KSeF za pomocą API. Jednocześnie nie będzie możliwości wystawienia noty korygującej w postaci ustrukturyzowanej. Wystawianie not korygujących będzie sie odbywało na zasadach dotychczasowych.

Jak będzie wyglądała numeracja faktury w systemie?

Po przesłaniu faktury, KSeF przydzieli numer identyfikujący tę fakturę w systemie z oznaczeniem daty i czasu. Jednocześnie numer ten nie będzie numerem identyfikującym fakturę. W momencie, kiedy faktura otrzyma numer w systemie KseF zostanie uznana za wystawioną i jednocześnie za otrzymaną.

Szybsze zwroty VAT dla podatników?

Zmiana ustawy wprowadza dla podatników, którzy wystawiają wyłącznie faktury ustrukturyzowane, preferencję w postaci skróconego do 40 dni terminu zwrotu podatku VAT.

Preferencja ta nie będzie jednak bezwarunkowa. Aby otrzymać zwrot w 40 dni konieczne będzie łączne spełnienie poniższych warunków:

• wystawianie wyłącznie faktury ustrukturyzowane z wykorzystaniem Krajowego Systemu e-Faktur

• podatnik przez kolejne 12 miesięcy poprzedzających bezpośrednio okres, w rozliczeniu za który została wykazana różnica podatku do zwrotu, był zarejestrowany jako podatnik VAT czynny oraz składał za każdy okres rozliczeniowy deklaracje rozliczeniowe.

• podatnik w okresie 12 miesięcy poprzedzających okres wykazania różnicy podatku do zwrotu posiadał rachunek rozliczeniowy na białej liście.

• kwota podatku naliczonego lub kwota różnicy podatku nierozliczona w poprzednich okresach rozliczeniowych i wykazana w deklaracji do zwrotu w analizowanym okresie nie przekracza 3000 zł.

Preferencja 40 dni zwrotu nie będzie zatem możliwa dla podatników, którzy dopiero rozpoczęli działalność, gdyż nie spełnią oni kryterium 12 miesięcy składania deklaracji i bycia podatnikiem VAT czynnym.

Wprowadzona preferencja nie oznacza, jednak, iż gdy zasadność zwrotu wymaga dodatkowego zweryfikowania, naczelnik urzędu skarbowego nie będzie mógł przedłużyć tego okresu. Niespełnienie przez podatnika któregokolwiek z warunków uzyskania zwrotu VAT w skróconym 40-dniowym terminie skutkuje odmową zwrotu w terminie 40 dni.

Proponuje się, że ustawa wejdzie w życie z dniem 1 października 2021 r.