Nowelizacja procedur AML – nowe obowiązki dla biur rachunkowych i wielu innych podmiotów

Czym w ogóle jest AML – skrót pochodzi z języka angielskiego (Anti-money Laudering Procedurres),  oznacza procedury zapobiegające praniu pieniędzy. A czym w takim razie jest pranie pieniędzy? To czynności o różnym wymiarze i charakterze, których naczelnym celem jest legalizacja środków pieniężnych pochodzących z przestępstwa. Przestępstwa te mogą mieć bardzo różny charakter: na przykład mogą polegać na handlu bronią, ludźmi, czy narkotykami, ale mogą też pochodzić z takich czynów, jak: pisanie prac dyplomowych, czy korupcja. To oczywiście tylko krótki katalog, ale pokazuje jak różne czyny mogą stanowić źródło brudnych pieniędzy.

30 marca 2021 roku doszło do bardzo ważnej nowelizacji ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (z 1 marca 2018 roku, zwana dalej u.p.p.p.) oraz niektórych innych ustaw. Nowelizacja jest efektem przyjęcia postanowień dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2018/843 z 30 maja 2018 roku zmieniającej dyrektywę UE 2015/849 w sprawie zapobiegania wykorzystywaniu systemu finansowego do prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu. Dyrektywę 2018/843 nazywa się Dyrektywą AML V.

W kwietniu 2021 roku weszły nowe przepisy odnoszące się do procedury przeciwdziałania praniu pieniędzy, czyli AML  (ang.  Anti-money Laudering Procedurres). Ustawa o zmianie ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu oraz niektórych innych ustaw ma za zadanie wdrożenie do polskiego systemu prawnego Dyrektywę V AML, czyli Dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/843.

Katalog podmiotów obowiązanych po nowelizacji ustawy u.p.p.p. został znacząco poszerzony. I to o podmioty niszowe, jak pośrednicy dziełami sztuki, czy kolekcjonerzy oraz galerie, ale również o wszystkich bez wyjątku przedsiębiorców świadczących działalność polegającą na doradztwie w zakresie podatkowym, w tym działalność polegającą na:

• świadczeniu usług w zakresie sporządzania deklaracji,
• prowadzeniu ksiąg podatkowych
• udzielaniu porad (w tym także opinii lub wyjaśnień) z zakresu prawa podatkowego

– czyli wszystkie biura rachunkowe muszą wdrożyć procedury AML. Nawet Male jednoosobowe biura są zobligowane!

To tak naprawdę rewolucja, bowiem do tej pory obowiązek ten spoczywał wyłącznie na doradcach podatkowych, biegłych rewidentach i podmiotach prowadzące księgi rachunkowe (tzw. pełna księgowość).

Należy zwrócić uwagę, że podmiotami obowiązanymi są również przedsiębiorcy, którzy prowadzą obrót gotówkowy powyżej 10 000 euro (np. hurtownicy, salony samochodowe i flipperzy)

„(…) co bardzo ważne, podmiotami obowiązanymi są również przedsiębiorcy, którzy wynajmują lokale innym przedsiębiorcom – bez względu na wysokość i formę transakcji, czy będzie to gotówka, czy przelew” – podkreśla Tomasz Gzela ekspert AML.

Zapisz się na bezpłatny webinar z ekspertem AML Tomaszem Gzelą - https://edumeo.pl/amlwebinar/

Obowiązki biur rachunkowych w obszarze AML

Obowiązek stosowania środków bezpieczeństwa finansowego i rozpoznawania ryzyka prania pieniędzy i finansowania terroryzmu spoczywał będzie od 31 lipca 2021 roku nie tylko wszystkich biurach rachunkowych, ale także na przedsiębiorcach, których główną działalnością jest sporządzanie deklaracji, prowadzenie ksiąg podatkowych, udzielanie porad, opinii lub wyjaśnień z zakresu przepisów prawa podatkowego lub celnego, niebędący innymi instytucjami obowiązanymi.

Podstawowe obowiązki biur rachunkowych i powyższych podmiotów sprowadzają się do dokumentacji rozpoznanego ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu związanego ze stosunkami gospodarczymi lub z transakcją okazjonalną oraz jego oceny.

Nowe obowiązki dla biur rachunkowych wynikają z art. 34 u.p.p.p.. Polegają one na:

• identyfikacji klienta i weryfikacji jego tożsamości;
• identyfikacji beneficjenta rzeczywistego oraz podejmowania uzasadnionych czynności
• ocenie stosunków gospodarczych i uzyskania informacji na temat ich celu i zamierzonego charakteru;
• bieżącego monitorowaniu stosunków gospodarczych z klientem.

Obowiązek wprowadzenia do procedury AML postanowień odnoszących się do weryfikacji stanu faktycznego ze stanem ujawnionym w rejestrze będzie teraz jednym z najważniejszych obowiązków podmiotu obowiązanego. A o jakie rejestry chodzi? Przede wszystkim o Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych (CBR), CEIDG, KRS i inne.  W przyszłości mają powstać jeszcze dwa rejestry: walut wirtualnych oraz spółek i trustów).

W świetle ostatnich zmian w ustawie AML bardzo ważne są przepisy dotyczące Beneficjentów Rzeczywistych (UBO ang. Ultimate Business Owner), Za UBO uważa się: każdą osobę fizyczną sprawującą bezpośrednio lub pośrednio kontrolę nad klientem poprzez posiadane uprawnienia, które wynikają z okoliczności prawnych lub faktycznych, umożliwiające wywieranie decydującego wpływu na czynności lub działania podejmowane przez klienta, lub każdą osobę fizyczną, w imieniu której są nawiązywane stosunki gospodarcze lub jest przeprowadzana transakcja okazjonalna, wg art. 2 Ustawy AML.

W przypadku, kiedy to podmiot obowiązany nie jest w stanie ustalić Beneficjenta Rzeczywistego to wówczas spoczywa na nim udokumentowanie wszystkich czynności, jakie podjął w tym celu.

Zapisz się na bezpłatny webinar z ekspertem AML Tomaszem Gzelą - https://edumeo.pl/amlwebinar/

Na początku trzeba obalić mit, że biura rachunkowe będą musiały informować GIIF o każdej transakcji swoich klientów dokonywanej transferem, czyli przelewem. Wszystko precyzyjnie określa ustawa – stwierdza Tomasz Gzela ekspert AML.

Należy zwrócić uwagę, że w takich sytuacjach, jak nawiązanie stosunków gospodarczych, transakcje okazjonalne, czy transakcje o równowartości 15.000 euro lub większej biuro rachunkowe będzie musiało podjąć środki bezpieczeństwa finansowego. Będzie to również dotyczyło sytuacji, kiedy dochodzi do podejrzenia prania pieniędzy lub wątpliwości co do prawdziwości lub kompletności dotychczas uzyskanych danych identyfikacyjnych klienta.

Tylko w niektórych przypadkach, kiedy dochodzi do transakcji przy użyciu pieniądza elektronicznego biuro będzie mogło odstąpić od stosowania środków bezpieczeństwa.

Kolejnym obowiązkiem jest raportowanie do Generalnego Inspektora Informacji Finansowej – art. 75 u.p.p.p. Na mocy tego artykułu raporty będą musiały składać raporty, te biura, które świadczą usługi polegające na sporządzaniu deklaracji, prowadzeniu ksiąg podatkowych, udzielaniu porad, opinii lub wyjaśnień z zakresu przepisów prawa podatkowego lub celnego oraz te, które dokonują transakcji powyżej 15 000 euro. Ale dotyczy to jedynie transakcji wpłat i wypłat dokonywanych w relacji ze swoimi klientami!

Przed biurem rachunkowym stoją również wyzwania, co do obowiązku przechowywania dokumentów. Wynosi on 5 lat od momentu dokonania nawet transakcji okazjonalnej.

Kontrole AML koncentrują się przede wszystkim na weryfikacji posiadania procedury AML i sprawdzeniu jej treści. Z czego powinna się składać procedura AML w biurze rachunkowymi i w innych podmiotach obowiązanych? Elementów jest kilka:

• wewnętrzna procedura instytucji obowiązanej – art. 50, 
• procedura sygnalisty – art.53,
• potwierdzenie spełnienia obowiązku szkolenia – art. 52,
• mapa ryzyk – art. 27,
• informacje zgromadzone o kliencie (tzw. ”teczka na klienta”) – art. 34 ust. 3,
• wyznaczenie osób odpowiedzialnych i kadry kierowniczej w szczególności art. 6,7, 8 i 9,
• rejestr raportów do GIIF.

Warto w tym miejscu wspomnieć, że Szczególny nacisk kładzie się na wdrożenie i przestrzeganie procedur odnośnie osoby sygnalisty.

Posiadanie i stosowanie się do powyższych procedur jest niezbędne i podlega kontroli. A jak kontrola, to są również kary. U.p.p.p. przewiduje kary finansowo-administracyjne (art. 147 i n. u.p.p.p.) oraz odpowiedzialność karną od 3 miesięcy do 5 lat – art. 158 u.p.p.p.

Nowe przepisy pojawiły się również z wprowadzeniem do ustawy obowiązków wynikających ze szczególnej roli podmiotu, to jest PEP, czyli osoby zajmującej eksponowane stanowisko polityczne (ang. Politically Exposed Person -  PEP) - art. 46 ust. 1 u.p.p.p.:  w celu ustalenia, czy klient lub beneficjent rzeczywisty jest osobą zajmującą eksponowane stanowisko polityczne, instytucje obowiązane wdrażają procedury oparte na analizie ryzyka, w tym mogą przyjmować od klienta oświadczenie w formie pisemnej lub formie dokumentowej, że jest on albo nie jest osobą zajmującą takie stanowisko, składane pod rygorem odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia. Składający oświadczenie jest obowiązany do zawarcia w nim klauzuli następującej treści: "Jestem świadomy odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia.". Klauzula ta zastępuje pouczenie o odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia.

Reasumując – wszystkie, nawet najmniejsze biura rachunkowe i wielu ich klientów muszą dostosować się nowych przepisów jeszcze przed 31 lipca 2021 roku, a więc lada moment! Warto pamiętać, że kary za brak AML są poważne, a ich wdrożenie wbrew pozorom nie jest takie trudne. Należy tylko pamiętać, aby odbyć dobre szkolenie z programem dostosowanym do najnowszych zmian. Szkolenie AML musi odbyć zarówno właściciel biura rachunkowego (lub innego podmiotu obowiązanego) oraz wszyscy pracownicy.

Zapisz się na bezpłatny webinar z ekspertem AML Tomaszem Gzelą - https://edumeo.pl/amlwebinar/