Czy biuro rachunkowe musi udzielać komornikowi informacji o klientach?

Jak pokazuje praktyka, wielu klientów biur rachunkowych ma problemy z płatnościami względem różnego rodzaju podmiotów gospodarczych i instytucji. Jest to szczególnie widoczne w czasach kryzysów gospodarczych, w tym również obecnego, spowodowanego w dużym stopniu najpierw światową pandemią COVID-19, a następnie konfliktem zbrojnym w Ukrainie, skutkującymi wysoką inflacją i zawirowaniami na rynkach, szczególnie surowców energetycznych. Komornicy ściągający długi od tych klientów, którzy niejednokrotnie są ofiarami nietrafionych decyzji gospodarczych, ale również wypadków losowych – często zwracają się do wspomnianych biur o informacje na ich temat.

Podstawą prawną, na którą powołują się komornicy, występując do biur o tego rodzaju informacje są przepisy ustawy z 17 listopada 1964 r. ‒ Kodeks postępowania cywilnego (kpc). W świetle art. 761 kpc, organ egzekucyjny może żądać od uczestników postępowania złożenia wyjaśnień. Podobnie ma prawo żądać od wskazanych w tym przepisie podmiotów informacji dotyczących stanu majątkowego dłużnika lub umożliwiających identyfikację składników jego majątku oraz danych adresowych jedynie w zakresie niezbędnym do zapewnienia prawidłowego toku postępowania (art. 761 § 1¹ kpc). Wśród tych podmiotów wymieniono m.in. organy administracji publicznej, organy podatkowe, organy rentowe, banki, spółdzielnie i wspólnoty mieszkaniowe, biura informacji gospodarczej, a także „inne instytucje i osoby nieuczestniczące w postępowaniu”. Ta ostatnia grupa podmiotów została określona bardzo szeroko, co według żądających takich informacji przemawia za tym, że obejmuje ona również biura rachunkowe, nawet jeśli nie uczestniczą one w postępowaniu prowadzonym przez organ egzekucyjny (w tym przypadku przez komornika), ale mają wiedzę na temat stanu majątkowego dłużników, względem których toczy się to postępowanie.

W praktyce wielu właścicieli i pracowników biur rachunkowych ma wątpliwości, czy muszą udzielać komornikom takich informacji, skoro tego rodzaju podmioty nie zostały jednoznacznie wskazane jako zobligowane do ich udzielania, a ponadto ich powinnością wynikającą z zawartych z klientami umów jest ochrona danych tych klientów, w tym także osobowych, a także ochrona tajemnic przedsiębiorstwa.

Rozstrzygnięcie tych wątpliwości jest o tyle istotne, że przekazanie wspomnianych informacji komornikowi jako podmiotowi trzeciemu z jednej strony rodzi ryzyko wejścia w konflikt z tymi klientami, skutkujący ich utratą, z drugiej zaś brak ich udzielenia zagrożony jest dotkliwymi sankcjami. Jak bowiem wynika z art. 762 § 1 kpc, za nieuzasadnioną odmowę udzielenia organowi egzekucyjnemu wyjaśnień lub informacji przewidzianych w art. 761 albo za udzielanie informacji lub wyjaśnień świadomie fałszywych – osoba odpowiedzialna może być na wniosek wierzyciela lub z urzędu ukarana przez organ egzekucyjny grzywną do 2.000 zł.

Wielu księgowych mających opory przed przekazywaniem komornikom informacji na temat swoich klientów odwołuje się do przepisów o ochronie danych osobowych. Niestety, przepisy te nie sprzeciwiają się realizacji wspomnianego wcześniej obowiązku. Jak bowiem wskazano w art. 6 ust. 1 unijnego ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO), przetwarzanie danych osobowych jest zgodne z prawem w przypadkach wymienionych w tym przepisie, w tym również gdy przetwarzanie jest niezbędne do:

wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO),

wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi (art. 6 ust. 1 lit. e RODO).

Nie ulega wątpliwości, że wypełnianie obowiązków służbowych przez komornika jest realizacją zadań w interesie publicznym, o których mowa w powołanych regulacjach. Udostępnianie zaś na jego żądanie danych o dłużnikach w związku z toczącym się postępowaniem – jest wypełnianiem obowiązku prawnego ciążącego na administratorze danych osobowych, którym w tym przypadku jest biuro rachunkowe.

Spełnione są więc przesłanki do uznania za zgodne z prawem przetwarzania danych osobowych dotyczących klientów biura rachunkowego w związku z prowadzonym względem nich postępowaniem. Ponadto trzeba pamiętać o tym, że zgodnie z rozpowszechnionym poglądem, z ochrony przewidzianej w przepisach o ochronie danych osobowych korzystają tylko tego rodzaju dane osób fizycznych. Nie stosuje się ich natomiast do przedsiębiorców ani do osób prawnych.

W świetle obowiązujących w tym zakresie regulacji odmowa udzielenia przez biuro informacji obejmujących dane osobowe jego klientów może nastąpić wyłącznie w sytuacji gdy nie są one niezbędne do zapewnienia prawidłowego toku postępowania egzekucyjnego. Odmawiając bezpodstawnie ich udzielenia, biuro dodatkowo narazi się na wszczęcie przez prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO) postępowania w sprawie naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych, na podstawie art. 60 ustawy z 10 maja 2018 r.o ochronie danych osobowych.

Powstaje zatem pytanie, czy podstawą ewentualnej odmowy przez biuro udzielenia komornikowi żądanych przez niego informacji mogą być przepisy dotyczące tajemnicy zawodowej. Niestety należy na nie udzielić odpowiedzi negatywnej. Księgowi nie mogą bowiem powołać się w tym względzie na tajemnicę zawodową, tak jak przedstawiciele innych zawodów zaufania publicznego, np. lekarze, adwokaci, radcowie prawni czy doradcy podatkowi.

Na przykład w odniesieniu do ostatniej grupy podmiotów funkcjonuje przepis art. 37 ust. 1 ustawy z 5 lipca 1996 r. o doradztwie podatkowym. Zgodnie z jego treścią doradca podatkowy jest obowiązany zachować w tajemnicy fakty i informacje, z którymi zapoznał się w związku z wykonywaniem zawodu. Określony w nim obowiązek zachowania tajemnicy zawodowej nie może być ograniczony w czasie. Co istotne, zasady te stosuje się odpowiednio do osób zatrudnionych przez doradcę podatkowego oraz przez podmioty, o których mowa w art. 4 ust. 1 ustawy o doradztwie podatkowym (np. spółki z o.o., spółki akcyjne, firmy audytorskie) w zakresie wykonywania przez nie czynności doradztwa podatkowego. Takie zapisy powodują, że doradcy podatkowi nie są zobligowani do udzielania komornikowi informacji na temat ich klientów. Wyłączenie to nie ma jednak bezwzględnego charakteru, ponieważ sąd w konkretnych przypadkach może zwolnić podmioty zajmujące się doradztwem podatkowym z obowiązku zachowania tajemnicy zawodowej.

Analiza powołanych wcześniej regulacji prawnych prowadzi do wniosku, że biuro rachunkowe nie może skutecznie uchylić się od obowiązku udzielenia komornikowi informacji na temat swoich klientów w zakresie niezbędnym do prawidłowego przeprowadzenia przez ten podmiot postępowania egzekucyjnego.

W takim przypadku dobrą praktyką będzie poinformowanie klienta o otrzymaniu od komornika żądania przekazania informacji dotyczących tego klienta, ze wskazaniem, że realizacja tego obowiązku wynika z przepisów prawa. Takie załatwienie sprawy (jeśli organ prowadzący postępowanie egzekucyjne nie zastrzegł zakazu informowania dłużnika o prowadzonych względem niego czynnościach komorniczych) powinno przyczynić się do zachowania poprawnych relacji z klientem w sytuacji kryzysowej, o której mowa. Jest ono wskazane tym bardziej że wspomniany klient i tak dowie się o tych czynnościach z korespondencji kierowanej do niego przez organ egzekucyjny.

Ponadto niekiedy można sie spotkać ze stanowiskiem, że żądania komornika sformułowane w tym zakresie względem biura rachunkowego nie powinny dotyczyć wprost wskazania przez nie konkretnych składników majątku dłużnika, ponieważ służy temu oddzielna instytucja wyjawienia majątku, określona w art. 913 kpc. Zgodnie z tym przepisem, jeżeli zajęty w egzekucji majątek dłużnika nie rokuje zaspokojenia egzekwowanych należności lub jeżeli wierzyciel wykaże, że na skutek prowadzonej egzekucji nie uzyskał w pełni zaspokojenia swej należności, może on żądać zobowiązania dłużnika do złożenia wykazu majątku z wymienieniem rzeczy i miejsca, gdzie się znajdują, a także m.in. przypadających mu wierzytelności i innych praw majątkowych.

Jeśli chodzi o sposób realizacji obowiązków nałożonych przez przepisy Kodeksu postępowania cywilnego, to treść art. 760 § 1 tej ustawy stanowi, że wnioski i oświadczenia w postępowaniu egzekucyjnym składa się, według wyboru składającego, na piśmie albo ustnie do protokołu, chyba że przepis szczególny stanowi inaczej. Jeżeli przepis szczególny tak stanowi albo dokonano wyboru wnoszenia pism za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, wnioski i oświadczenia składa się wyłącznie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego.

Zatem przepisy (łącznie ze wskazanym na wstępie art. 761 § 1¹ kpc) nie określają ściśle formy, w jakiej powinny być przekazywane informacje komornikowi w związku z prowadzonym przez niego postępowaniem. Przesądzają natomiast o tym, że ostatecznie informacje te muszą być sformułowane w formie pisemnej (nawet jeśli złożono je ustnie, ponieważ w takim przypadku organ musi sporządzić pisemny protokół).

Mogą być więc one sporządzone w postaci zwykłego pisma, a także przybrać postać np. tabel, diagramów, zdjęć, wykresów i map. Przy czym ich przekazanie może dotyczyć tradycyjnego dokumentu papierowego, jak i np. skanów dokumentów przesłanych drogą elektroniczną.

Jak pokazuje praktyka, komornicy często występują do biur rachunkowych o udostępnienie im informacji przetworzonych w określony sposób, np. w formie wspomnianych wcześniej wykresów, tabel, zestawień itp., opartych o dane posiadane przez objęty żądaniem podmiot. Powstaje zatem pytanie, czy komornik ma prawo żądać od biura informacji w takiej ściśle określonej formie (której przygotowanie wiąże się dla jego właściciela oraz pracowników z dodatkowymi nakładami pracy, czasu oraz kosztów finansowych) i czy biuro ma obowiązek uczynić zadość tak postawionym wymaganiom organu egzekucyjnego.

Jeżeli biuro pozytywnie ustosunkuje się do wniosku komornika w tym zakresie – udzielając informacji pod postacią specjalnie sporządzonych na tę okoliczność pisemnych wyjaśnień, tabel, zestawień czy wykazów – to za ich sporządzenie ma prawo domagać się od komornika wynagrodzenia.

Pozwala mu na to treść art. 14 ustawy z 28 lutego 2018 r. o kosztach komorniczych. Przepis ten stanowi, że podmiotom, które przedstawiły dokument na żądanie komornika, przysługuje zwrot udokumentowanych wydatków. Komornik określa wysokość zwrotu wydatków na podstawie złożonej faktury lub rachunku, mając na względzie nakład pracy niezbędny do przedstawienia dokumentu, chyba że wysokość należności z tego tytułu wynika z odrębnych przepisów. Jest w nim również mowa o tym, że za udzielenie informacji dotyczących stanu majątkowego dłużnika lub umożliwiających identyfikację składników jego majątku oraz danych adresowych w zakresie niezbędnym do zapewnienia prawidłowego toku postępowania podmiotom, o których mowa w ww. art. 761 § 1¹ Kodeksu postępowania cywilnego – przysługuje wynagrodzenie. Wynagrodzenie to przyznawane jest na wniosek podmiotu udzielającego informacji (w tym również biura rachunkowego), zaś komornik powinien wypłacić należność z tego tytułu po udzieleniu informacji, w terminie 7 dni od dnia otrzymania wniosku (art. 14 ust. 3 ustawy o kosztach komorniczych).

Kwotę należnego biuru wynagrodzenia z tego tytułu należy ustalić zgodnie z przepisami rozporządzenia ministra sprawiedliwości z 21 grudnia 2018 r. w sprawie maksymalnej wysokości wynagrodzenia za udzielenie informacji komornikowi sądowemu. Wynika z niego, że za sporządzenie tego rodzaju informacji przysługują przekazującym je podmiotom należności liczone od liczby stron tekstu. Przy czym wynagrodzenie to należy się zarówno za przekazanie informacji przetworzonych, jak i nieprzetworzonych. Przy czym w rozporządzeniu sprecyzowano, że udzielenie informacji nieprzetworzonej polega w szczególności na udostępnieniu pliku do pobrania albo przesłaniu kopii posiadanych dokumentów.

Za udzielenie komornikowi informacji o danych adresowych, numerze lub historii rachunku bankowego, miejscu zatrudnienia dłużnika, wysokości wynagrodzenia, wygenerowanych z systemu komputerowego, można żądać nie więcej niż 5 zł – od strony tekstu udostępnionego w postaci elektronicznej i nie więcej niż 10 zł – od strony tekstu udostępnionego w postaci papierowej. W takich przypadkach opłata za drugą i każdą kolejną stronę tekstu wynosi 5 zł. Wynagrodzenie to łącznie nie może być wyższe niż 45 zł.

Przy obliczaniu wynagrodzenia za stronę uważa się 1125 znaków. Za znak uważa się zaś wszystkie widoczne znaki drukarskie, w szczególności litery, znaki przestankowe, cyfry, znaki przeniesienia oraz uzasadnione budową zdania przerwy między nimi. Stronę rozpoczętą liczy się jako całą.

PRZYKŁAD

Komornik sądowy na podstawie art. 761 kpc wystąpił do biura rachunkowego „A” o przekazanie informacji o fakturach wystawionych w sierpniu 2023 roku przez Spółkę „B”, na rzecz której to biuro świadczy usługi księgowe. Działanie organu egzekucyjnego było związane z postępowaniem prowadzonym względem „B” jako dłużnika i miało na celu ustalenie nabywców sprzedanych przez niego towarów, pod kątem zajęcia wierzytelności (płatności) przysługujących mu z tytułu tych transakcji. Za sporządzenie szczegółowego wykazu faktur, który obejmował kilkaset pozycji, a także ich kserokopii – biuro „A” zwróciło się do komornika z wnioskiem o zwrot kosztów tych czynności i o wypłatę należnego mu wynagrodzenia z tego tytułu.

W wielu umowach o świadczenie usług zawieranych z klientami biura rachunkowe umieszczają klauzule, na podstawie których zobowiązują się do nieudostępniania informacji na temat tych klientów osobom trzecim. Należy jednak uznać, że takie zapisy nie są prawnie skuteczne w przypadku żądań komorników, o których była mowa wcześniej. To dlatego, że przepisy ustawowe, na podstawie których te żądania są formułowane przez organy egzekucyjne, stoją ponad umowami cywilnoprawnymi zawieranymi przez strony. Zatem biuro nie może skutecznie powoływać się na tego rodzaju zapisy umowne, wskazując na nie jako argument przeciwko udostępnieniu komornikowi żądanych przez niego informacji.

Z drugiej strony – aby zapobiegać ewentualnym nieporozumieniom między biurem rachunkowym a jego klientami – wskazane jest, aby w zawieranych przez te podmioty umowach znalazło się zastrzeżenie, z którego będzie wynikać, że pomimo tego iż biuro zobowiązuje się do nieudzielania informacji o kliencie osobom trzecim, to nie dotyczy to uprawnionych organów władzy publicznej działających na podstawie przepisów obowiązującego prawa. Warto je uzupełnić zapisem, że biuro rachunkowe zobowiązuje się do każdorazowego powiadomienia swojego klienta o fakcie podjęcia przez taki organ (a więc również przez komornika) urzędowych czynności dotyczących zleceniodawcy.

PRZYKŁAD

W umowie o świadczenie usług księgowych zawartej między biurem rachunkowym „X” a przedsiębiorcą „Y” zostały zawarte zapisy o następującej treści:

„1. Strony obowiązane są zachować w tajemnicy fakty i informacje, z którymi zapoznały się w związku z wykonywaniem niniejszej umowy, dotyczące w szczególności zasad ich współpracy oraz wszelkich informacji o Zleceniodawcy uzyskanych w okresie tej współpracy.

2. Obowiązek ten trwa w zarówno w okresie obowiązywania niniejszej umowy, jak i po jej rozwiązaniu.

3. Ze wskazanego obowiązku Strony mogą być zwolnione wyłącznie z uwagi na żądanie organów podatkowych bądź innych organów władzy publicznej, na podstawie obowiązujących w tym zakresie przepisów”.