Już obowiązują nowe zasady kontroli! Sprawdź, co to oznacza dla Twoich klientów

Nowe przepisy wprowadzają możliwość prowadzenie kontroli lub poszczególnych czynności kontrolnych w sposób zdalny, jednocześnie nie definiując jej. Wskazano jedynie na sposób jej prowadzenia, tj. poprzez Pocztę Polską S.A. albo za pomocą środków komunikacji elektronicznej, którymi są rozwiązania techniczne, w tym urządzenia teleinformatyczne i współpracujące z nimi narzędzia programowe, umożliwiające indywidualne porozumiewanie się na odległość przy wykorzystaniu transmisji danych między systemami teleinformatycznymi, a w szczególności pocztę elektroniczną.

Dotrzymanie tych warunków jest o tyle istotne, gdyż ich naruszenie spowoduje, że zebrane informacje oraz dokumenty nie będą mogły stanowić dowodu w postępowaniu kontrolnym.

To zaś oznacza, że organ kontrolny powinien posiadać w swoich aktach dowody wyrażenia zgody przez przedsiębiorcę na prowadzenie kontroli zdalnej, a także organ kontroli jest zobowiązany do wskazania na okoliczności przemawiające za usprawnieniem kontroli prowadzonej w sposób zdalny lub wykazania, że to właśnie charakter działalności prowadzonej przez przedsiębiorcę wskazuje, że lepiej będzie prowadzić kontrolę zdalnie niż na miejscu.

Wskazanie tych okoliczności będzie podlegało ocenie. Przykładowo usprawnienie kontroli będzie miało miejsce, jeśli będą trudności w jej prowadzeniu w siedzibie przedsiębiorcy. W niektórych przypadkach usprawnienia kontroli nie będzie, jeśli przedsiębiorca będzie musiał przesyłać dokumenty poprzez pocztę, gdyż będzie wiązało się to ze staniem w kolejkach oraz ponoszeniem kosztów wysyłki. W takiej sytuacji wygodniejsze dla przedsiębiorcy będzie prowadzenie kontroli w jego siedzibie.

Ustawodawca przewidział prowadzenie kontroli poprzez środki komunikacji elektronicznej. Nie jest jednak wyraźnie zaznaczone, czy w komunikacji z przedsiębiorcą organy kontroli będą wykorzystywały jedynie programy służące do przesyłania informacji oraz plików tekstowych. Posługiwanie się programami takimi jak skype też będzie dopuszczalne, tylko że trudno sobie wyobrazić, by organy w ten sposób mogły zgromadzić jakieś dokumenty lub informacje. Raczej nie należy się spodziewać prowadzenia tzw. wideokonferencji.