Nowa wysokość diety w krajowej podróży służbowej. Poznaj przykłady rozliczeń

Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową(art. 77⁵ Kodeksu pracy).

Wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi, zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu krajowej oraz zagranicznej podróży służbowej określa rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. poz. 167, dalej: rozporządzenie).

Od 28 lipca br. obowiązuje rozporządzenie ministra rodziny i polityki społecznej z 30 czerwca 2022 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2022 r. poz. 1481).

Rozporządzenie określa wysokość diet z uwzględnieniem czasu trwania podróży, a w przypadku podróży poza granicami kraju – walutę, w jakiej będzie ustalana dieta i limit na nocleg w poszczególnych państwach, a także warunki zwrotu kosztów przejazdów, noclegów i innych wydatków.

Warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikowi zatrudnionemu u innego pracodawcy – a więc sektora prywatnego – może określać układ zbiorowy pracy lub regulamin wynagradzania albo w umowa o pracę, w zależności, jakie źródła u pracodawcy funkcjonują.

Jednak postanowienia układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę nie mogą ustalać diety za dobę podróży służbowej na terenie Polski oraz poza krajem w wysokości niższej niż dieta z tytułu rodzimej podróży służbowej określona dla pracownika jednostki budżetowej.

W przypadku gdy pracodawca we własnym zakresie nie uregulował kwestii rozliczania podróży służbowych, pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów podróży służbowej odpowiednio według przepisów rozporządzenia.

Z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonych przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:

1)  diety;

2)  zwrot kosztów:

a)  przejazdów,

b)  dojazdów środkami komunikacji miejscowej,

c)  noclegów,

d)  innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Dieta w czasie podróży krajowej jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia. Do 27 lipca 2022 r. wynosiła 30 zł za dobę podróży, a od 28 lipca br. – 38 zł.

Pracodawcy prywatni, którzy podnieśli dietę swoim pracownikom, muszą od nadwyżki ponad 38 zł odprowadzić podatek dochodowy oraz składki na ZUS, ponieważ zwolnienia obejmują jedynie wartość diety obowiązującej dla pracowników budżetówki.

Należność z tytułu diet w podróży służbowej obliczamy za czas od rozpoczęcia podróży krajowej (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania służbowego w następujący sposób:

1)  jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:

a)  mniej niż 8 godzin – dieta nie przysługuje,

b)  od 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety,

c)  ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości;

2)  jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:

a)  do 8 godzin – przysługuje 50% diety,

b)  ponad 8 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Przykład

Pracownik pracujący na co dzień w Gdańsku przebywał w podróży służbowej do Warszawy. Podróż trwała od 5 sierpnia (poniedziałek) do 8 sierpnia (czwartek). Godzina wyjazdu to 6.38, a powrót – 14.25. Podróż trwała łącznie trzy pełne doby, 7 godzin i 47 minut. Pracownikowi przysługują trzy pełne diety za trzy doby oraz połowa diety za niepełną, ale rozpoczętą dobę trwającą do 8 godzin. Łącznie diety – według nowych stawek – wynoszą 133 zł [(3 x 38 zł) + 19 zł].

Dieta nie przysługuje:

1)  za czas delegowania do miejscowości pobytu stałego lub czasowego pracownika oraz w przypadkach, o których mowa w § 10;

2)  jeżeli pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie.

Kwotę diety za dobę (w pełnej wysokości) zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

1)  śniadanie – 25% diety (9,50 zł);

2)  obiad – 50% diety (19 zł);

3)  kolacja – 25% diety (9,50 zł).

W przypadku korzystania przez pracownika z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono wyżywienie, redukcję diet stosuje się odpowiednio.

Przykład

Pracownik pojechał w podróż służbową z Gdyni do Tczewa. Podróż trwała dwie pełne doby. Miał opłacony hotel, w cenie którego za dobę noclegu było wliczone i zapewnione śniadanie. Dieta w podróży służbowej będzie obniżona o 25%, czyli wyniesie 28,50 zł za dobę (38 zł – 9,50 zł). Razem diety wyniosą 57 zł (2 x 28,50 zł).

Pozostaje jeszcze rozstrzygnąć, co z dietą za niepełną dobę podróży, którą oblicza się zgodnie z § 7 ust. 2 rozporządzenia, zależnie od długości podróży. Powstaje pytanie, dieta ulega obniżeniu, czy też nie.

Według stanowiska Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej, wyrażonego w kwietniu 2013 r., taka dieta w podróży służbowej również ulega obniżeniu, a nawet w ogóle może nie przysługiwać. Podstawą zmniejszenia jest kwota pełnej diety, a nie jej połowa. Według resortu obniżanie krajowych diet z tytułu zapewnianych posiłków powinno odbywać się każdorazowo poprzez:

- pomnożenie pełnej kwoty diety przez odpowiednią wedle rodzaju posiłku stawkę procentową;

- odjęcie otrzymanego wyniku od kwoty diety przysługującej w zależności od długości trwania podróży, również niepełnej diety.

Przykład

Załóżmy, że podróż trwa od 8 do 12 godzin, a pracownik miał zapewnione śniadanie. Pracownikowi przysługuje połowa diety. Po zmniejszeniu dieta wynosi tylko 9,50 zł (38 zł x 25% = 9,50 zł; 19 zł – 9,50 zł = 9,50 zł), ale jeśli byłby to obiad, to dieta wyniesie 0 zł: 38 zł x 50% = 19 zł; 19 zł – 19 zł = 0 zł.

Jednak należy zwrócić uwagę na orzecznictwo sądowe, które wyraża na ten temat odmienny, korzystny dla pracowników, sposób wyliczania diet, z uwzględnieniem pomniejszeń. Na przykład, WSA w Warszawie w wyroku z 18 czerwca 2019 r. stwierdził, że w przypadku gdy pracownikowi przysługuje określony procent „bazowej” kwoty diety z uwagi np. na długość trwania delegacji lub w przypadku niepełnej, lecz rozpoczętej doby w delegacji trwającej krócej niż 8 godzin, wówczas:

najpierw należy dokonać stosownego pomniejszenia pełnej diety o kwotę z tytułu zapewnienia danego rodzaju posiłku, a następnie

dokonać stosownego pomniejszenia ustalonej w powyższy sposób obniżonej diety o procent zależny od czasu trwania podróży.

Przykład

Wracając do poprzedniego przykładu, gdyby zastosować powyższy sposób, pracownik by otrzymał w przypadku zapewnienia

tylko śniadania – 14,25 zł (38 zł x 25% = 9,50 zł; 38 zł – 9,50 zł = 28,50 zł; 28,50 zł x 50% = 14,25 zł)

tylko obiadu – 9,75 zł (38 zł x 50% = 19,50 zł; 38 zł – 19,50 zł = 19,50 zł; 19,50 zł x 50% = 9,75 zł).

Za nocleg podczas podróży krajowej w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie wyższej za jedną dobę hotelową niż 20-krotność stawki diety czyli po podwyżce diety – 760 zł (20 x 38 zł). Pracownikowi, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu i który nie przedłożył rachunku, przysługuje ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety. Będzie to 57 zł (38 zł x 150%).

Za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży krajowej pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20% diety. Nowy ryczałt wynosi 7,60 zł (38 zł x 20%).

W większości jednostek prowadzących księgi rachunkowe do ewidencji kosztów dotyczących podróży służbowych służy konto 409 ,,Pozostałe koszty rodzajowe”, a w szczególności do ewidencji zwrotu wydatków za używanie samochodów prywatnych pracowników do zadań służbowych, kosztów krajowych i zagranicznych podróży służbowych.

Na stronie Wn konta 409 ujmuje się poniesione koszty, a na stronie Ma ich zmniejszenie oraz na dzień bilansowy ujmuje się przeniesienie poniesionych kosztów na konto 860.

Przykład

Kierownik jednostki podjął decyzję o wysłaniu pracownika w delegację służbową (krajową).

a) Pracownik wystąpił z wnioskiem o udzielenie zaliczki na pokrycie kosztów podróży w kwocie 150 zł. Zaliczka została wypłacona z kasy jednostki. Po powrocie pracownik rozliczył delegację, wydatki były większe niż udzielona zaliczka i wyniosły 196,50 zł.

*analityka według pracownika

b) Pracownik wystąpił z wnioskiem o udzielenie zaliczki na pokrycie kosztów podróży w kwocie 120 zł. Zaliczka została wypłacona z kasy jednostki. Po powrocie pracownik rozliczył delegację, zaliczka w całości pokryła wydatki dokonane przez pracownika w związku z podróżą służbową.

*analityka według pracownika

c) Pracownik wystąpił z wnioskiem o udzielenie zaliczki na pokrycie kosztów podróży w kwocie 150 zł. Zaliczka została wypłacona z kasy jednostki. Po powrocie pracownik dokonał rozliczenia delegacji − wydatki były mniejsze niż udzielona zaliczka i wyniosły 130 zł.

* analityka według pracownika

Poniżej w tabeli zebraliśmy zmiany wprowadzone rozporządzeniem ministra rodziny i polityki społecznej z 30 czerwca 2022 r. zmieniającym rozporządzanie w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.