Inwentaryzacja metodą potwierdzenia salda. Możesz ją przeprowadzić już od października

Inwentaryzację w formie potwierdzenia salda stosuje się do:

1) aktywów finansowych zgromadzonych na rachunkach bankowych lub przechowywanych przez inne jednostki, w tym papierów wartościowych w formie zdematerializowanej,

2) należności, w tym udzielonych pożyczek, oprócz należności wątpliwych i spornych, należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, z tytułów publicznoprawnych,

3) powierzonych kontrahentom własnych składników aktywów.

Warto pamiętać, że:

1. W przypadku środków pieniężnych zgromadzonych na rachunkach bankowych oraz papierów wartościowych uzgodnienie salda na dzień bilansowy odbywa się na podstawie dokumentu otrzymanego z banku prowadzącego dany rachunek lub od jednostki, w której są przechowywane papiery wartościowe.

2. Dla należności (w tym z tytułu udzielonych pożyczek) – obowiązek uzgodnienia stanu salda spoczywa na wierzycielu. Wysyła on do swoich dłużników wypełniony druk „Potwierdzenie salda”. W razie wystąpienia rozbieżności sald wyjaśnia przyczyny ich powstania.

3. Dla powierzonych kontrahentom własnych składników aktywów – obowiązek inwentaryzacji spoczywa zarówno na właścicielu, który powinien wysłać pismo o potwierdzenia salda, jak i na użytkowniku tych składników, który powinien spisem z natury objąć również składniki niestanowiące jego własności.

Dokument „Potwierdzenie salda” powinien zawierać następujące elementy:

nazwę i adres firmy, do której kierowane jest potwierdzenie (adresata),

dane wystawcy (nadawcy),

datę wystawienia,

numer faktury (faktur) oraz datę jej wystawienia,

kwotę transakcji,

dzień, na który należy potwierdzić saldo,

pieczęć i podpis wystawcy,

miejsce na pieczęć i podpis potwierdzającego saldo,

miejsce na ewentualną adnotację o niezgodności salda.

Inwentaryzacja w formie uzyskania potwierdzenia sald nie dotyczy należności:

spornych i wątpliwych,

od osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, na przykład osób fizycznych prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów,

z tytułów publicznoprawnych.

Należności sporne i wątpliwe, należności i zobowiązania wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, z tytułów publicznoprawnych, jeżeli ich uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe, inwentaryzuje się drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji realnej wartości tych składników, czyli w tzw. formie weryfikacji.

Potwierdzenie salda spełnia różnorodne funkcje:

weryfikuje realność rozrachunków, środków pieniężnych wykazywanych w księgach rachunkowych jednostki gospodarczej,

przypomina dłużnikom o występujących saldach i konieczności ich zapłaty, wspomaga więc windykację należności,

informuje o stanie prawnym kontrahentów, ujawnia dłużników w stanie likwidacji działalności, dłużników, którzy zawiesili działalność bądź zaniechali jej prowadzenia,

ujawnia należności wątpliwe i sporne,

pozwala wykryć nieprawidłowości i nadużycia w gospodarce finansowej, na przykład można wykryć kwoty wyprowadzone z przedsiębiorstw przez nieuczciwych pracowników, zapłaty kwot za faktury na niewłaściwe, na przykład prywatne, konta, zapłaty w zawyżonej lub zaniżonej wysokości.

Wątpliwości dotyczą należności o wartości 0,00 zł. Można powiedzieć, że taka należność nie istnieje i nie ma obowiązku jej zinwentaryzowania. Ale jeśli ta kwota jest wynikiem błędu? Należałoby więc w celach kontrolnych dokonać potwierdzenia salda z tymi kontrahentami, z którymi w czasie roku wystąpiły znaczne obroty.

Brak potwierdzenia salda przez dłużnika oznacza saldo niepotwierdzone. W związku z tym należy dokonać inwentaryzacji takiej należności drogą weryfikacji realnej wartości należności. Ponieważ nie ma przepisów umożliwiających tzw. milczące potwierdzenie salda, jednostka powinna dołożyć starań, by spełnić obowiązki nałożone przez ustawodawcę.

Ustawa o rachunkowości nie zobowiązuje dłużników do wysyłania potwierdzeń sald zobowiązań. Artykuł 26 ust. 1 pkt 2 uor stanowi wyłącznie o potwierdzeniach sald należności. W związku z tym z inicjatywą potwierdzenia stanu należności występuje wierzyciel. W tym celu, jak już określono, wierzyciel wysyła dłużnikowi na piśmie potwierdzenie salda należności. Kontrahent potwierdza (na piśmie) to saldo lub zgłasza zastrzeżenia (na piśmie). W ten sposób zostanie zinwentaryzowana zarówno należność u wierzyciela, jak i zobowiązanie u dłużnika. Jeśli jednostka będąca wierzycielem nie wystąpi z inicjatywą potwierdzenia stanu swoich należności, dłużnik nie ma ustawowego obowiązku występowania z taką inicjatywą. Warto jednak podkreślić, że uor nie zabrania dłużnikowi wystąpić o potwierdzenie wysokości zobowiązania, gdyż według art. 26 ust. 1 pkt 3 uor jednostka jest zobowiązana do inwentaryzacji zobowiązań w formie porównania danych wynikających z ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji realnej wartości tych składników. Dlatego też jednostki powinny ujmować salda swoich zobowiązań do protokołów porównań ewidencji z dokumentacją i ich weryfikacji. Jeżeli jednostka posiada potwierdzenie salda zobowiązania przez wierzyciela, wymienia je w protokole jako główny lub jedyny dokument potwierdzający realność, poprawność i wiarygodność salda.

Warto potwierdzać salda zerowe, gdyż umożliwia to nie tylko spełnienie obowiązku ustawowego, ale stanowi istotną informację dla kontrahentów o uregulowaniu rozrachunków, szczególnie w sytuacji gdy występuje duża liczba transakcji z danym kontrahentem, a kwoty się powtarzają.

Ustawa o rachunkowości nie precyzuje, w jakiej formie (tradycyjnej, elektronicznej) potwierdzenia sald mają być uzyskiwane. Większe znaczenie w tym zakresie ma prawo zwyczajowe. Należy jednak podkreślić, że zastąpienie papierowego potwierdzenia salda informacją elektroniczną wymaga uzupełniania takiego dokumentu o podpis elektroniczny.

Jeśli posiadamy potwierdzenie, iż kontrahent odebrał lub miał możliwość odebrania wystosowanego przez nas potwierdzenia salda, to możemy wskazywać, iż został przerwany bieg przedawnienia tej należności. Potwierdzenia salda nie musi podpisywać kierownik jednostki – wystarczy, że podpisze je osoba umocowana do reprezentowania jednostki w zakresie księgowości lub windykacji, współpracy z kontrahentami.

Pierwszym etapem związanym z inwentaryzacją należności jest zweryfikowanie prawidłowości stanu należności wykazanego w księgach rachunkowych. Dlatego też przed wystąpieniem do dłużnika o potwierdzenie salda należy zweryfikować ewidencję księgową, na przykład:

wyksięgować salda groszowe oraz wynikające z zaokrągleń,

wyksięgować należności przedawnione i nieściągalne,

naliczyć należne odsetki od przeterminowanych należności (jeżeli jednostka zamierza ich dochodzić), ponieważ zgodnie z art. 28 ust. 1 pkt 7 uor, należności wycenia się na dzień bilansowy w kwocie wymaganej zapłaty z zachowaniem zasady ostrożności.

Po zweryfikowaniu ewidencji przystępuje się do sporządzenia druków potwierdzenia salda. Druk potwierdzenia salda sporządza się przynajmniej w dwóch egzemplarzach z prośbą o jego potwierdzenie. Kontrahent powinien potwierdzić saldo, jeżeli zgadza się z tytułem zobowiązania oraz jego wysokością.

Jeśli system finansowo-księgowy nie przechowuje w swej bazie danych informacji o wystawionych prośbach o potwierdzenie salda, wtedy pismo o potwierdzenie salda wystawia się w trzech egzemplarzach i wysyła listem: dwa egzemplarze do kontrahenta celem potwierdzenia salda, trzeci egzemplarz zostaje w aktach jednostki. Jeden z wysłanych egzemplarzy powinien wrócić do jednostki potwierdzony przez dłużnika.

Jeżeli dłużnik nie zgadza się z tytułem i/lub kwotą zobowiązania, powinien podać kwotę niezgodności oraz saldo figurujące w jego księgach i w miarę możliwości wyjaśnić przyczynę. Jeżeli wierzyciel, czyli inicjator potwierdzenia salda, akceptuje wyjaśnienia kontrahenta, to powinien skorygować własne księgi, a jeżeli nie, to powinien dalej dążyć to uznania wysokości swojego salda przez kontrahenta, przedkładając w załączeniu dokumenty, z których wynika to saldo. Jeżeli nie można uzyskać potwierdzenia, dane saldo należy zinwentaryzować drogą weryfikacji.

Dopuszczalne są różne techniczne sposoby potwierdzenia salda. Każda forma ma swoje wady i zalety, na przykład istotne znaczenie ma czas od momentu inicjacji do momentu potwierdzenia. Najmniej wiarygodną formą jest oczywiście telefoniczne potwierdzenie salda. Dlatego potwierdzenia sald najczęściej są wysyłane do kontrahentów pocztą (też elektroniczną) i tą drogą są otrzymywane odpowiedzi, co niestety nie przyspiesza procedury inwentaryzacji należności.

Inwentaryzację należności należy przeprowadzić w takim terminie, aby do 15. dnia następnego roku nie tylko zostały wysłane prośby o potwierdzenie salda do kontrahentów, ale także miały szansę wrócić do jednostki. W przypadku braku odpowiedzi kontrahenta do 15. dnia następnego roku powinno się już przeprowadzać inwentaryzację metodą weryfikacji.

W związku z tym dobrze jest rozpocząć procedurę potwierdzania sald jak najwcześniej, aby do czasu sporządzenia sprawozdania finansowego jak najwięcej sald było potwierdzonych. Ustawa o rachunkowości w tym zakresie wskazuje, że można już rozpocząć ją z początkiem ostatniego kwartału roku obrotowego.

Jeżeli jednostka nie uzyska potwierdzenia salda, przyjmuje się, że dany składnik nie jest prawidłowo zinwentaryzowany. Należy wówczas poinformować jednostkę, a jeśli nie przyniesie to efektów, dokonać inwentaryzacji w formie weryfikacji. Weryfikacja polega na sprawdzeniu poprawności sald poszczególnych należności uznanych za sporne lub wątpliwe, wykazanych w księgach rachunkowych, z odpowiednimi dokumentami, takimi jak pozwy sądowe, wyroki sądowe itp.

Weryfikując dokumenty oraz porównując je z danymi ewidencji, należy poddać ocenie zasadność, realność i poprawność wyceny tych operacji oraz dokonać ich ewentualnej korekty. Przeprowadzona weryfikacja powinna być udokumentowana protokołem weryfikacji.

Osoby odpowiedzialne za przeprowadzenie inwentaryzacji drogą uzgodnienia sald sporządzają protokół. Opisują w nim przeprowadzone czynności oraz wszelkie rozbieżności, które wystąpiły między stanem w księgach rachunkowych jednostki a stanem podanym przez kontrahentów. Warto podkreślić, że w praktyce najczęstszymi przyczynami rozbieżności w zakresie należności są:

odmiennie u kontrahentów rozliczone kompensaty,

nieujęcie w ewidencji ostatnich faktur, faktur korygujących bądź wyciągów bankowych,

nieujęcie w ewidencji faktur korygujących,

nieujęcie w ewidencji przez kontrahenta faktur dotyczących dostaw, które jeszcze nie dotarły do jego magazynów,

niedokonywanie rozliczeń faktur zapłaconych zgodnie z informacjami umieszczonymi na wyciągach bankowych.

Z powyższych powodów niezwykle ważne jest, aby na prośbie o potwierdzenie salda umieścić informację jakie kwoty, numery dokumentów i ich daty tworzą wartość tego salda. W celu uniknięcia natężenia prac na koniec roku obrotowego inwentaryzację należności można rozpocząć 3 miesiące przed końcem roku obrotowego.

W wypadku potwierdzenia sald na dzień wcześniejszy niż dzień bilansowy należy zbadać zmiany należności między dniem potwierdzenia a dniem bilansowym, co ma szczególne znaczenie podczas badania sprawozdania finansowego.

Do podstawowych przyczyn powodujących różnice inwentaryzacyjne w zakresie składników majątku inwentaryzowanych w formie potwierdzenia sald należy zaliczyć:

1) zagubienie dowodu księgowego dokumentującego powstanie należności i zobowiązania przez jedną ze stron,

2) błędy księgowe związane z nieprawidłowym zaksięgowaniem operacji gospodarczych,

3) błędy arytmetyczne dotyczące na przykład nieprawidłowo wpisanych kwot do ksiąg rachunkowych,

4) różny moment ujęcia dowodów księgowych w księgach rachunkowych, na przykład u jednej ze stron zostało zaksięgowane pod datą 28 listopada, a u drugiej 1 grudnia, a potwierdzenie sald jest wymagane pod datą 30 listopada,

5) różna wartość wierzytelności u wierzyciela i dłużnika, na przykład spowodowana naliczeniem odsetek,

6) celowe pominięcie należności lub zobowiązań w księgach rachunkowych związane z nadużyciami przez pracowników w danej jednostce gospodarczej.

Należy podkreślić, że zgodnie z art. 27 ust. 2 uor, niezależnie od przyczyn i sposobu ustalenia różnic, trzeba je wyjaśnić i rozliczyć w księgach tego roku, na który przypadał termin inwentaryzacji, czyli powinno się doprowadzić stan aktywów i zobowiązań wykazywany w bilansie do ich realnych wielkości, co potwierdzone jest w dokumentacji inwentaryzacyjnej.

Wartość należności aktualizuje się, uwzględniając stopień prawdopodobieństwa ich zapłaty poprzez dokonanie odpisu aktualizującego, w odniesieniu do:

1) należności od dłużników postawionych w stan likwidacji lub w stan upadłości oraz w stosunku do których zostało otwarte postępowanie restrukturyzacyjne lub został złożony wniosek o zatwierdzenie układu w postępowaniu o zatwierdzenie układu – do wysokości należności nieobjętej gwarancją lub innym zabezpieczeniem należności, zgłoszonej likwidatorowi lub sędziemu-komisarzowi w postępowaniu upadłościowym lub umieszczonej w spisie wierzytelności w postępowaniu restrukturyzacyjnym;

2) należności od dłużników w przypadku oddalenia wniosku o ogłoszenie upadłości, jeżeli majątek dłużnika nie wystarcza lub jedynie wystarcza na zaspokojenie kosztów postępowania upadłościowego – w pełnej wysokości należności;

3) należności kwestionowanych przez dłużników oraz z których zapłatą dłużnik zalega, a według oceny sytuacji majątkowej i finansowej dłużnika spłata należności w umownej kwocie nie jest prawdopodobna – do wysokości niepokrytej gwarancją lub innym zabezpieczeniem należności;

4) należności stanowiących równowartość kwot podwyższających należności, w stosunku do których uprzednio dokonano odpisu aktualizującego – w wysokości tych kwot, do czasu ich otrzymania lub odpisania;

5) należności przeterminowanych lub nieprzeterminowanych o znacznym stopniu prawdopodobieństwa nieściągalności, w przypadkach uzasadnionych rodzajem prowadzonej działalności lub strukturą odbiorców – w wysokości wiarygodnie oszacowanej kwoty odpisu, w tym także ogólnego, na nieściągalne należności.

Odpis aktualizujący ujmujemy w ciężar pozostałych kosztów operacyjnych, kosztów finansowych w korespondencji z kontem „Odpisy aktualizujące rozrachunki”.

Dokumenty stanowiące podstawę księgowania odpisu aktualizującego powinny szczegółowo określać przesłanki jego dokonania, np. charakterystykę sytuacji finansowej dłużnika oraz przyczyn powstania zaległości w spłacie należności, ocenę możliwości spłaty zaległych i bieżących należności, przyjętych zabezpieczeń i ich realnej wartości na dzień powstania należności i na dzień dokonania aktualizacji, opis czynności podjętych dla ściągnięcia należności. Należy pamiętać, że aktualizacja nie zwalnia od działań służących ściągnięciu należności.

Warto zaznaczyć, że nie zalicza się do należności lub roszczeń należności przedawnionych, umorzonych lub nieściągalnych. Przedawnienie oznacza, że jednostka nie ma możliwości prawnego dochodzenia należności, gdyż minął określony czas, który generalnie wynosi 6 lat (art. 118 ustawy Kodeks cywilny, dalej: kc), jeżeli przepisy szczegółowe nie stanowią inaczej, na przykład:

roszczenia związane z prowadzeniem działalności gospodarczej przedawniają się z upływem 3 lat (art. 118 kc),

roszczenia wynikające z umowy o dzieło przedawniają się z upływem 2 lat od daty oddania dzieła (art. 646 kc).

Warto podkreślić, że bieg przedawnienia może być przerwany przez:

1. Każdą czynność przed sądem lub innym organem powołanym do rozpoznawania spraw lub egzekwowania roszczeń bądź przed sądem polubownym, przedsięwziętą bezpośrednio w celu dochodzenia, ustalenia, zaspokojenia lub zabezpieczenia (art. 123 kc).

2. Uznanie roszczenia przez osobę, przeciwko której roszczenie przysługuje, poprzez potwierdzenie salda przez osoby upoważnione.

Warto pokreślić, że potwierdzenie salda uznaje się w praktyce Sądu Najwyższego za niewłaściwe uznanie długu, powodujące przerwanie terminu przedawnienia.

W konsekwencji uznaniem, które powoduje przerwę biegu przedawnienia, jest każde stwierdzenie istnienia długu, skierowane do wierzyciela, niezależnie od tego, jaki charakter prawny mu nadać: czy uznania właściwego, czy niewłaściwego.