Czy nadruk na PIT-11 może zastąpić własnoręczny podpis płatnika

W przypadku wysyłki PIT-11 do urzędu skarbowego nie ma wątpliwości co do jego prawidłowego podpisania, ponieważ taki dokument jest opatrywany kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Inaczej jest w odniesieniu do egzemplarzy tej informacji przekazywanych pracownikom i innym podatnikom, których ona dotyczy. Tego rodzaju informacje przeznaczone dla wspomnianych osób nie muszą mieć bowiem postaci elektronicznej i mogą być przekazywane w dowolnej formie, w tym także jako tradycyjne formularze papierowe. Często sporządzane są również jako skany tych dokumentów, udostępniane podatnikom (za ich zgodą) np. pocztą e-mail w formacie PDF. Przy czym w wielu przedsiębiorstwach, ze względu na dużą liczbę podatników, którym trzeba dostarczyć informacje PIT-11 za ubiegły rok, nierzadko liczonych w tysiącach – opatrywanie każdego takiego dokutemu własnoręcznym podpisem sporządzającego jest czasochłonne i utrudnione. Dlatego powszechnie praktykowane jest przekazywane podatnikom takich dokumentów bez wspomnianych podpisów, za to z nadrukami zawierającymi dane płatnika, jak również sporządzających je osób. Wiele z nich ma jednak dylematy, czy takie dokumenty, np. z nadrukowanym za pomocą systemu kadrowo-płacowego imieniem, nazwiskiem i stanowiskiem służbowego, ale bez odręcznego podpisu – zachowują ważność.

Wspomniane dylematy odnoszą się głównie do deklaracji sporządzanych w tradycyjnej formie papierowej, gdyż w razie udostępniana ich podatnikom np. za pośrednictwem służbowej poczty e-mail w formie dokumentów PDF – trudno mieć zastrzeżenia co do ich pochodzenia oraz autentyczności. Inaczej jest w odniesieniu do wspomnianych wcześniej drukowanych formularzy papierowych. Należy bowiem zauważyć, że samo zamieszczenie nadruku (np. zamiast pieczątki firmowej/stanowiskowej) z danymi upoważnionej osoby – nie jest tożsame ze złożeniem przez nią osobistego podpisu. Jest to o tyle istotne, że taki podpis, czy to elektroniczny na deklaracji przekazanej w postaci cyfrowej, czy złożony na tradycyjnym formularzu papierowym (który następnie ewentualne został np. zeskanowany i wysłany w formacie PDF, albo zamieszczony na firmowym serwerze do pobrania przez pracowników) – na ogół jest wymagany dla ważności sporządzonego dokumentu.

Z drugiej jednak strony w odpowiednich rubrykach części H raz I formularza PIT-11 (26), w pozycjach 90 - 91, minister finansów posłużył się sformułowaniem „Imię, nazwisko, podpis albo nadruk z imieniem, nazwiskiem oraz stanowiskiem służbowym”. Użycie w nich spójnika „albo” sugeruje, że nadruk (z imieniem, nazwiskiem oraz stanowiskiem służbowym) danej osoby jest alternatywą dla podpisu złożonego przez nią osobiście. Inaczej mówiąc można to interpretować tak, zamieszczenie na formularzu ww. nadruku zwalnia z obowiązku własnoręcznego podpisania PIT-11. Dlatego organy podatkowe nie powinny kwestionować braku wspomnianego podpisu na takim dokumencie, jeśli będzie na nim widniał nadruk zawierający wszystkie wskazane wcześniej elementy.