Co robi AI w programie księgowym?

Sztuczna inteligencja w księgowości znajduje wiele zastosowań, które znacznie usprawniają wystawianie faktur, wciąganie kosztów, ale także dodawanie innych dokumentów. Słowem: AI jest partnerem, który pomoże Ci zorganizować księgowość w Twojej firmie. Nieważne, czy pracujesz w biurze rachunkowym, jesteś doradcą podatkowym, czy księgowym w małej lub średniej firmie. 

Programy bazujące na AI, oddają Ci do usług uczenie maszynowe (machine learning). Stworzone w tym celu algorytmy umożliwiają systemom sztucznej inteligencji błyskawiczną analizę ogromnych ilości danych księgowych. Wychwytują wzorce i podejmują decyzje na podstawie tych wzorców. 

Przetwarzanie języka naturalnego, czyli NLP, pozwala systemom AI na rozumienie i interpretację języka naturalnego. Dzięki temu, sztuczna inteligencja jest w stanie analizować dokumenty księgowe, faktury i umowy. Co ważne, systemy AI posiadają tzw. wizję komputerową, która pomaga rozpoznawać i interpretować im obrazy. Dzięki temu nawet zeskanowane dokumenty mogą być system przetwarzane.

RPA, czyli robotyzacja procesów, daje możliwość automatyzacji powtarzalnych zadań księgowych, do których zalicza się wprowadzanie danych, księgowanie czy wystawianie faktur. Zazwyczaj są to procesy zajmujące dużo czasu, ale nie wymagające wysokich kwalifikacji, dlatego księgowy zwolniony z tego obowiązku zyskuje więcej czasu na pracę nad bardziej złożonymi zadaniami. 

Jednym z najpopularniejszych narzędzi w Polsce jest Comach ERP Optima. ChatERP to z kolei przykład chatbota opartego na AI, który może pełnić funkcję wirtualnego asystenta księgowego: https://www.comarch.pl/erp/asystent-ai/

Sztuczna inteligencja to nie tylko gadżet, ale przede wszystkim solidne wsparcie pracownika zajmującego się księgowością. Oszczędza czas, minimalizuje ryzyko występowania tzw. błędów ludzkich, wychwytuje wzorce oraz elementy, które nie pasują do standardowych procedur. W czym konkretnie pomaga AI w księgowości?

AI może zautomatyzować proces księgowania, odczytując dane z faktur i innych dokumentów księgowych, a następnie wprowadzając je do systemu księgowego. Dzięki temu księgowi mogą skupić się na bardziej skomplikowanych i wieloetapowych zadaniach, takich jak analiza danych czy doradztwo finansowe. 

Systemy AI mogą automatycznie generować faktury na podstawie danych z zamówień, umów czy innych dokumentów. Mogą również automatycznie wysyłać faktury do klientów, monitorować płatności i generować przypomnienia o płatnościach. W ten sposób żmudna i powtarzalna praca może zostać oddelegowana systemowi, ponownie uwalniając zasoby czasowe i ludzkie, dostępne do innych zadań. 

AI może usprawnić obieg dokumentów księgowych, automatycznie przekierowując dokumenty do odpowiednich osób, monitorując ich status i generując powiadomienia o zaległych dokumentach. Ponieważ łączy się z oprogramowaniem obsługującym handel i magazyn, może pomagać w ustalaniu stanów magazynowych i sprzedaży produktów.

AI może analizować dane księgowe, identyfikować trendy i anomalie, a także prognozować przyszłe wyniki finansowe. Dzięki temu przedsiębiorstwa mogą podejmować lepsze decyzje biznesowe.

Chatboty i wirtualni asystenci pomagają odpowiadać na pytania klientów dotyczące faktur, płatności czy innych kwestii księgowych. Mogą również pomagać księgowym w wykonywaniu codziennych zadań. Zrozumienie naturalnego języka umożliwia im wykonywanie nawet bardzo złożonych poleceń i udzielanie szybkich odpowiedzi w palących kwestiach.

Comarch ERP Optima to przykład systemu ERP, który wykorzystuje AI do automatyzacji i optymalizacji procesów księgowych. Funkcjonalności takie jak automatyczne księgowanie, wystawianie faktur czy analiza danych pozwalają przedsiębiorstwom zaoszczędzić czas i pieniądze.

ChatERP to z kolei przykład chatbota opartego na AI, który może pełnić funkcję wirtualnego asystenta księgowego. Odpowiada na pytania, pomaga w rozwiązywaniu problemów i wykonuje proste i odrobinę bardziej zaawansowane zadania księgowe. Doświadczony pracownik potrzebny jest do nadzorowania procesów i sprawdzania efektów pracy, jednak zdecydowana część powtarzalnych i nieskomplikowanych zadań jest oddelegowana sztucznej inteligencji. 

Wdrożenie AI w księgowości przynosi wiele korzyści dla przedsiębiorstw, zarówno tych mniejszych, jak i większych. Przede wszystkim jest to oszczędność: czasu i pieniędzy. Automatyzacja zadań księgowych przyspiesza procesy rachunkowe i zmniejsza liczbę osób potrzebnych do wykonywania tych zadań.

W ten sposób firmy obserwują znaczne zwiększenie efektywności, co przekłada się oczywiście na korzyści finansowe i możliwość relokacji budżetu do bardziej istotnych biznesowo zadań. 

Oddelegowanie części zadań AI zmniejsza ryzyko występowania błędów ludzkich. Oczywiście nie redukuje ryzyka do zera, ale potwierdzono, że powtarzalne zadania sztuczna inteligencja wykonuje szybciej i skuteczniej od ludzi. 

Na podstawie generowanych przez AI raportów i analiz danych księgowych, a także prognoz bazujących na poprzednich miesiącach czy latach, łatwiej jest zarządzać firmą i podejmować lepsze decyzje biznesowe, które przyspieszają rozwój przedsiębiorstwa.

W wielu przypadkach wirtualni asystenci i chatboty mogą zapewnić lepszą obsługę klienta, w szczególności przy prostych, ale czasochłonnych procesach, jak np. sprawdzanie statusu danego zamówienia czy opłacenia faktury. 

Podsumowując, sztuczna inteligencja ma potencjał zrewolucjonizować księgowość, oferując przedsiębiorstwom narzędzia do automatyzacji, optymalizacji i usprawnienia procesów księgowych. Wdrożenie AI w księgowości może przynieść wiele korzyści, takich jak oszczędność czasu i pieniędzy, zwiększenie efektywności, redukcja błędów i lepsze decyzje biznesowe. Przedsiębiorstwa, które chcą pozostać konkurencyjne w erze cyfryzacji, powinny rozważyć wykorzystanie AI w swoich działach księgowych — to pozwoli im na szybsze skalowanie przedsiębiorstwa i doskonalsze lokowanie środków finansowych.

Comarch ERP Optima to najpopularniejszy w Polsce program dedykowany księgowości oraz obsłudze małych i średnich firm. Wbudowany moduł wirtualnego asystenta dodatkowo zwiększa jego atrakcyjność. ERP Optima można przetestować przez 30 dni bezpłatnie i dopiero po tym czasie podjąć decyzję o zakupie. 

Więcej o Comarch ERP Optima jako programie księgowym: https://www.comarch.pl/erp/comarch-optima/ksiegowosc/