4 Plusy e-faktury. Sprawdź, o czym warto wiedzieć, zanim KSeF stanie się obowiązkowy

Po ostatnich zmianach przyjęto, że KSeF będzie obowiązkowych dla krajowych podatników VAT czynnych oraz VAT zwolnionych w obrocie krajowym między nimi. Sprzedaż konsumencka, z udziałem podmiotów zagranicznych oraz transgraniczna nie będzie obowiązkowo objęta KSeF. Faktura wystawiona w systemie w ustawie o VAT jest nazwana fakturą ustrukturyzowaną. Jej wystawienie przez sprzedawcę bądź podmiot upoważniony następuje w chwili przesłania do KSeF. Natomiast uznanie jej za otrzymaną przez nabywcę następuje w chwili przydzielenia jej numeru identyfikującego.

Obowiązkowe wprowadzenie e-faktur nie doprowadzi do likwidacji faktur papierowych, które będą funkcjonowały w obrocie konsumenckim, ani też elektronicznych, które podatnicy będą zobowiązani wystawić, gdy KSeF ulegnie awarii. Co ciekawe, minister finansów będzie zamieszczał w PIB informację o niedostępności bądź awarii KSeF. Oczywiście awaria będzie miała miejsce wtedy, gdy faktycznie ona nastąpi, a nie, gdy będzie o niej informował minister finansów. Po tym jak awaria minie, podatnicy będą zobowiązani do przesłania do KSeF faktur elektronicznych wystawionych w okresie awarii, gdzie nadane zostaną im numery identyfikujące.

Obowiązkowe posługiwanie się e-fakturami jest rozwiązaniem bardzo pożytecznym nie tylko dla fiskusa, któremu pozwala na efektywniejsze narzędzia kontroli, ale również dla podatników. Przede wszystkim dla uczciwych podatników, których w Polsce jest zdecydowana większość. Będzie to również niezwykłe ułatwienie dla księgowych.

Zniknie konieczność ręcznego wprowadzania faktur papierowych bądź elektronicznych do rewidenci VAT czy podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Faktury będą mogły się księgować z KSeF po ich elektronicznym pobraniu bądź od razu w przypadku gdy podatnik posługuje się oprogramowaniem rządowym. To skraca niezwykle czas pracy księgowego. Po pierwsze na samo wprowadzenie faktur do systemu księgowego, a po drugie czas na sprawdzenie poprawności wprowadzonych danych.

Księgowym zdarzają się klienci, którzy zapominają przynieść faktury we właściwym czasie. Data uznania wydatku za koszt podatkowy w podatkowej księdze przychodów i rozchodów to dzień wystawienia faktury. Gdy klient przynosi fakturę po terminie zapłaty zaliczki na PIT, to trzeba otwierać okres na nowo i ją księgować. To powoduje komplikacje i stratę czasu. Stosując KSeF, ten problem już nie wystąpi. Księgowy, który dostanie uprawnienia przynajmniej do podglądu faktur, będzie je wszystkie widział w systemie. Nie będzie więc możliwości przyniesienia zaległych faktur. Księgowy będzie miał już wszystkie faktury u siebie. Oczywiście chodzi wyłącznie o faktury z obrotu krajowego.

Zagubienie faktury papierowej rodzi konieczność wystawiania duplikatu faktury. W przypadku e-faktur do ich zagubienia nie będzie dochodziło, gdyż faktury cały czas będą w systemie rządowym. Tym samym, podatnicy i księgowi zaoszczędzą czas na wystawianie, przesyłanie duplikatów oraz ich księgowanie. W systemie KSeF do zaginięcia faktury nie powinno dojść. Tam wszystko będzie zapisane elektronicznie. Jednakże należy brać pod uwagę ataki hakerskie na strony rządowe i możliwość usuwania faktur z systemu. Tego nigdy nie da się wykluczyć. Jak również nie można z góry założyć, że nigdy nie dojdzie do awarii, która doprowadziłaby do bezpowrotnego usunięcia zapisanych w KSeF faktur. Przecież giną akta sądowe, które są później odtwarzane, więc dlaczego z góry wykluczać taką możliwość w przypadku faktur w KSeF. Niestety, przepisy nowelizujące ustawę o VAT nie dopuszczają takiej sytuacji. Nie zakładałbym aż tak pozytywnego scenariusza. Właśnie z tego powodu, że dane w KSeF mogą ulec zanikowi, warto byłoby jednak ściągać swoje faktury z systemu i zapisywać na własnych dyskach. W razie, gdyby stało się coś nieoczekiwanego. Należy zakładać, że księgowi właśnie tak będą robić, bo utrata danych wielu księgowym pewnie się w przeszłości zdarzyła.

Warto wiedzieć

Okoliczność, że faktury będą wystawiane i przesyłane w KSeF i przechowywane w systemie przez 10 lat wcale nie wyklucza ich obowiązku przechowywania przez podatników. Owszem, nie będzie konieczności ich przechowywania dla celów VAT, ale obowiązek przechowywania wynikający z przepisów Ordynacji podatkowej nie został zmodyfikowany do tej pory ani też w projekcie ustawy nowelizującej ustawę o VAT nic nie ma na ten temat. Szkoda, że ta okoliczność została przeoczona. To oznacza, że mimo przechowywania faktur ustrukturyzowanych przez fiskusa, trzeba będzie je dodatkowo trzymać dla celów PIT czy CIT.

W praktyce gospodarczej często możemy się spotkać z sytuacją odsyłania przez nabywców faktur z adnotacją, że nie uważają, by usługa bądź towar im zostały sprzedane. Najczęściej jest tak z powodu niepełnego wykonania usługi bądź braku należytej jakości. Odesłanie faktury równoznaczne jest z brakiem woli zapłaty ceny za towar bądź usługę. W KSeF nie będzie takiej możliwości. Jeśli nabywca będzie kwestionował nabytą usługę bądź towar, to nie będzie w stanie odsyłać faktury. Nie będzie miał opcji anulowania wystawionej faktury przez sprzedawcę.

Z praktyki zostanie też usunięte zjawisko podmieniania faktur. Ma ono miejsce, gdy podatnik w fakturze sprzedażowej popełnił błąd, a w związku z tym, że nie chcę zwiększać liczby dokumentów, rezygnuje z wystawiania faktury korygującej i zamiast tego wystawia tą samą fakturę tylko, że z poprawną treścią. Podmiana faktur nie jest zgodna z przepisami ustawy o VAT, bo przepisy nakazują wystawienie faktury korygującej, ale bardzo ułatwia życie podatnikom. W KSeF podmiana faktur jest niemożliwa. Trzeba będzie więc być uważnym przy wypełnianiu treści faktury, by nie popełnić błędu. To bowiem będzie wymuszało konieczność wystawiania faktur korygujących. Dobrym rozwiązaniem byłoby przygotowywanie faktur przez jedną osobę i sprawdzanie ich poprawności przez drugą, zanim zostaną przesłane do KSeF.

W projekcie ustawy zmieniającej o VAT brak jest odniesienia się do sytuacji, w której jeden kontrahent będzie bezpośrednio dokonywał zakupów u drugiego kontrahenta. Sprzedawca nie będzie miał obowiązku wydrukowania e-faktury i przekazania wydruku nabywcy, stąd też nabywca nie będzie mógł obiektywnie upewnić się, że sprzedawca taką fakturę wystawił. Będzie mógł polegać jedynie na zapewnieniach sprzedawcy, że to zrobił.

Wprowadzenie obowiązkowego KSeF jest dużym krokiem naprzód w ułatwieniu rozliczeń podatkowych, w szczególności VAT. Trzeba liczyć się, że zaawansowanie cyfrowe zarówno od strony rozliczania podatków, jak i składek ZUS będzie coraz większe. Dzięki rządowym serwerom, portalom obsługa płatności na rzecz budżetu państwa, ZUS czy NFZ będzie coraz mniej skomplikowana. Podatnicy będą też oszczędzać na obsłudze księgowej czy też na zakupie programów księgowych. Oczywiście należy zakładać, że będzie dochodziło do błędów, ale to wcale nie wypacza korzystnego kierunku dla ogółu uczciwych podatników.